Mitarbeitergespräche: Planen, durchführen und nachbearbeiten inkl. Vorlage

Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?

Grundsätzlich spricht man von einem Mitarbeitergespräch, sobald es zu einem geplanten Dialog zwischen Vorgesetzten (und / oder Personen aus der Personalabteilung) und Mitarbeitenden kommt.

Folgende Gesprächsarten* sind geläufig und bekannt:

• Einstellungsgespräch

• Jahresgespräch

• Entwicklungsgespräch

• Konfliktgespräch

• Kündigungsgespräch

• Austrittsgespräch

• Probezeitgespräch

• Rückkehrgespräch (z. B. nach längerer Krankheit oder Schwangerschaft)

*Liste nicht abschliessend

Was ist der Unterschied zwischen einem Personalgespräch und einem Mitarbeitergespräch?

Auf den ersten Blick scheinen beide Begriffe dasselbe auszudrücken, weswegen sie auch oft synonym verwendet werden. Trotzdem zeigen sie Unterschiedlichkeiten auf.

Personalgespräch: Das Personalgespräch findet in der Regel zwischen der Personalabteilung und dem Arbeitnehmenden statt. Zu den Personalgesprächen gehören beispielsweise Einstellungsgespräche, Kündigungsgespräche, aber auch Konfliktgespräche oder Gehalts- und Weiterentwicklungsgespräche. Es ist kein Muss, dass dieser Dialog zwischen Personalabteilung und Mitarbeitenden stattfindet. Ebenso kann ein Personalgespräch auch mit dem jeweiligen Vorgesetzten stattfinden.

Mitarbeitergespräch: Ein Mitarbeitergespräch entspricht einem regelmässigen, geplanten Dialog zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden. Es unterscheidet sich von routinemässigen Gesprächen, die zum Arbeitsalltag und damit zum «Daily Business» (engl. Tagesgeschäft) gehören, wie beispielsweise die Besprechung des Einsatzplans oder Aufgabenbesprechung. Beim Mitarbeitergespräch nehmen sich beide Partner mehr Zeit und besprechen Herausforderungen sowie Probleme und nutzen die Gelegenheit für gegenseitiges Feedback.

Wie zu sehen ist, kann es durchaus Überlappungen oder verschwommene Grenzen bei der Definition von Mitarbeiter- und Personalgespräch geben.

Was sind die Ziele von Mitarbeitergesprächen?

Mitarbeitergespräche haben zum Ziel, dass sich Vorgesetzte und Mitarbeitende untereinander austauschen und gegenseitig Feedback geben können. Wie zufrieden ist der Mitarbeitende mit der Führung? Läuft etwas besonders gut, das er hervorheben möchte, oder gibt es Punkte, an denen er nach einer gemeinsamen Lösung suchen möchte? Ziel ist es, dass sich beide durch den Austausch gehört, unterstützt und wertgeschätzt fühlen.

Zudem kann gegenseitiges Feedback die Arbeitsleistung sowie das Arbeitsklima verbessern. Fühlen sich Arbeitnehmende unterstützt und gut von ihrem Vorgesetzten geführt, erhöht dies das Engagement, die Leistungsbereitschaft und die Motivation.

Wichtig: Mitarbeitergespräche in Form von Jahresgesprächen sollten regelmässige Meetings im Wochen- oder 14-Tages-Rhythmus nicht ersetzen. Ein kurzer Austausch über das aktuelle Daily Business sollte in jedem Fall geführt werden. Wird das eingehalten, werden Jahresgespräche keine Überraschungen liefern, da die Leistung und Ziele unterjährig bereits miteinander besprochen werden.

Welche Fragen und Themen werden in einem Mitarbeitergespräch besprochen?

Im Mitarbeitergespräch haben Themen zur Arbeitsleistung, zur persönlichen Entwicklung sowie zum Arbeitsumfeld Platz. Die drei Felder müssen nicht in jedem Meeting im gleichen Umfeld behandelt und besprochen werden. Die Verteilung kann hierbei variieren.

Diese Liste ist nicht abschliessend und zeigt Beispiele für die jeweiligen Themengebiete, die in einem Mitarbeitergespräch besprochen werden können.

Wie gehe ich ein Mitarbeitergespräch am besten an?

• Ausreichend Zeit einplanen.

• Vor und nach dem Meeting keine anderen wichtigen Termine planen.

• Mitarbeitenden rechtzeitig informieren und Zeit zur Vorbereitung geben.

• Zeitpunkt des Gespräches mit dem Mitarbeitenden abstimmen.

• Mitarbeitenden vorab darüber informieren, wie man sich vorbereiten kann.

• Gespräch und Feedback vorbereiten.

• Sich Zeit nehmen für die Beurteilung der Leistung.

• Feedback von anderen Abteilungen einholen.

• Ggfls. Kommunikations- und Feedbackregeln wiederholen.

• Im Gespräch für eine angenehme, entspannte Atmosphäre sorgen.

• Respektvollen Umgang miteinander pflegen (einander ausreden lassen, zuhören, verstehen).

Wie läuft ein Mitarbeitergespräch ab?

Damit ein Mitarbeitergespräch erfolgreich und für beide Parteien zufriedenstellend abläuft, sollte es folgender Struktur folgen:

Gesprächseinstieg

Beginnen Sie das Gespräch locker und entspannt. Fragen Sie nach der aktuellen Stimmung Ihres Gegenübers. Ziel ist es, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen und Anspannung und Nervosität zu lösen. Gehen Sie zudem nochmal auf den Ablauf des Gesprächs ein und nennen Sie die nächsten Punkte, die Sie gemeinsam besprechen werden.
Ein angenehmer Gesprächseinstieg unterstützt den Verlauf und sorgt dafür, dass es keine Überraschungen bezüglich der angesprochenen Themen gibt.

Analyse & Feedback

Im Anschluss geht es an den Rückblick. Die bisher erbrachten Leistungen werden ebenso wie die Zielerreichung gemeinsam besprochen. Geben Sie nach der Analyse konstruktives Feedback und begründen Sie Ihre Punkte verständlich und nachvollziehbar. Hierbei geht es auch darum, dass der Mitarbeitende sein Feedback und eventuell Erklärungen geben kann, wenn Ziele nicht oder nur teilweise erreicht wurden.

Planung & Ziele

Im nächsten Schritt geht es um die Planung der nächsten Wochen und Monate. Hier setzen Sie gemeinsam neue Ziele und besprechen anstehende Projekte oder Aufgaben. Ziel ist es, dass der Mitarbeitende ein genaues und klares Bild von seinen Tätigkeiten erhält. Fragen sollten jederzeit möglich sein, um eventuelle Missverständnisse oder Unklarheiten direkt klären zu können.

Perspektive & Entwicklung

Vor dem Gesprächsende haben beide Parteien die Möglichkeit, Themen rund um die berufliche Perspektive und Weiterentwicklung anzusprechen. Welche Karriereziele verfolgt der Mitarbeitende? Wie kann man ihn hierbei unterstützen? Was ist möglich? Gibt es Weiter- oder Fortbildungen, die für den Mitarbeitenden von Nutzen wären?

Gesprächsabschluss

Zum Schluss des Mitarbeitergesprächs sollten Ziele, Entwicklungswünsche, Vereinbarungen und Abmachungen schriftlich festgehalten werden. Besprochenes wird festgehalten und gilt dann als Ausgangslage für das nächste Gespräch. Zudem kann jederzeit auf die Vereinbarungen zurückgegriffen und nachgelesen werden. Wurden nächste Schritte besprochen, wie zum Beispiel eine Weiterbildung, sollte auch festgehalten werden, wer bis wann zu diesem Thema Rückmeldung geben sollte.
War die Zeit nicht ausreichend und gibt es noch offene Fragen, sollte ein zeitnaher Folgetermin vereinbart werden.

Bedanken Sie sich zum Abschluss bei Ihrem Mitarbeitenden für die Zeit und den Austausch und beenden Sie das Gespräch.

Was gilt es beim Mitarbeitergespräch zu vermeiden?

• Fehlende Wertschätzung: Wertschätzung ist das A und O einer guten Mitarbeiter-Vorgesetzten-Beziehung und sollte daher auch regelmässig und angemessen stattfinden.

• Unklare Kommunikation: Doppeldeutige oder missverständliche Kommunikation sollte vermieden werden, damit beide Gesprächspartner gleichermassen von der Unterhaltung profitieren.

• Unsachliches Feedback: Werden Sie beim Feedback niemals persönlich, demotivierend, verletzend oder gar diskriminierend. Halten Sie sich an Feedbackregeln, bleiben Sie sachlich und stützen Sie Ihre Aussagen im besten Fall mit Beispielen oder Zahlen.

• Monolog: Führen Sie als Vorgesetzter keinen Monolog. Es geht im Gespräch darum, dass beide Parteien gleichermassen zu Wort kommen und ihre Anliegen besprochen werden können.

• Schuldzuweisung: Jemand Schuld zuzuweisen ist unprofessionell und sollte daher in einem Mitarbeitergespräch keinen Platz finden. Formulieren Sie klares Feedback, aus dem der Mitarbeitende lernen kann.

• Fehlende Zielsetzung: Ein Mitarbeitergespräch sollte stets gut von beiden Seiten vorbereitet sein und auch mit einer entsprechenden Zielsetzung versehen sein. Das garantiert ein produktives Meeting und zeigt dem Mitarbeitenden Respekt.

• Ablenkungen: Vermeiden Sie es, im Mitarbeitergespräch abgelenkt zu werden. Sei es durch Telefonanrufe, Nachrichten auf dem Smartphone oder Laptop oder dergleichen. Ihr Gesprächspartner hat in der abgemachten Zeit Ihre volle Aufmerksamkeit verdient.

• Unpassende Vergleiche: Es sollten im Gespräch keine Vergleiche mit Teamkollegen stattfinden, die die Zusammengehörigkeit des Teams beeinträchtigen können. Zudem sollte immer berücksichtigt werden, dass es in diesem Gespräch um den vor Ihnen sitzenden Mitarbeitenden geht und auf diesem Individuum sollte der Fokus liegen

Grundsätzlich gilt es – wie in jedem Gespräch auch – die Grundsätze einer respektvollen, empathischen und angemessen Kommunikation zu wahren. Damit kann sichergestellt werden, dass Mitarbeitergespräche produktiv, zielführend und der zwischenmenschlichen Beziehung förderlich sind.

Was ist die KOALA-Methode?

Bei zeitintensiven oder kritischen Gesprächen empfiehlt es sich, die KOALA-Methode anzuwenden. Dieses Prinzip gilt als Leitfaden für konstruktive Mitarbeitergespräche und hilft beim strategischen Aufbau des Gesprächs. Mit dem KOALA-Prinzip im Gespräch kann ein Eskalieren vermieden und ein sachliches Miteinander gefördert werden.

Das Akronym KOALA steht dabei für: