Lohnadministration im KMU – Das müssen Sie beachten!

Buchhaltungsprogramme wie bexio bieten eine integrierte Lohnbuchhaltung an, mit welcher sich die Zahlen aus der Lohnbuchhaltung einfach in die Finanzbuchhaltung übertragen und verbuchen lassen. Unabhängig von der verwendeten Software sind die Stammdaten und Parametergrundlagen sorgfältig zu hinterlegen (bspw. Sozialversicherungsabzüge, Zulagen, Privatanteile inkl. allfälligen MWST-Codes etc.). Sind die Angaben unvollständig oder fehlerhaft erfasst, müssen die Lohnabrechnungen im Nachhinein aufwändig korrigiert werden und allenfalls Korrekturmeldungen an Sozialversicherungen, Quellensteueramt etc. gemacht werden. Wurden Bestimmungen von Gesamtarbeitsverträgen, Sozialversicherungen oder Quellensteuern nicht eingehalten, kann dies zu Bussen und/oder Verzugszinsen führen.

Investieren Sie daher von Anfang an genügend Zeit in den Aufbau der Lohnbuchhaltung oder beauftragen Sie einen kompetenten Treuhänder Ihres Vertrauens.

Lohnmeldungen an Sozialversicherungen

Anfangs Jahr werden die Bruttolöhne des vergangenen Jahres an die einzelnen Sozialversicherungen gemeldet. Am besten wird mit der Meldung an die Ausgleichskasse AHV (Alters- und Hinterlassenenversicherung) begonnen. Diese dient im Anschluss als Grundlage für die Meldung an die Unfall- und Krankentaggeldversicherung. Nebst dem Stundenlohn bzw. Monatslohn sind auch gewisse Zulagen (Ferien- und Feiertagszulagen, Schichtzulagen etc.) sowie Naturalleistungen (wie Privatanteile Auto, Kost und Logis etc.) AHV-pflichtig.
Ausgenommen von der Beitragspflicht sind Jugendliche bis zum vollendeten 17. Altersjahr und AHV-Rentner bis zu einem jährlichen Einkommen von weniger als CHF 16'800. Ebenfalls von der AHV-Pflicht ausgenommen sind gewisse Leistungen im Unfall- oder Krankheitsfall sowie Kinderzulagen.

Ist die AHV-pflichtige Lohnsumme ermittelt, kann auf dieser Grundlage die Meldung an die Unfallversicherung (SUVA oder private Versicherung je nach Branche) erstellt werden. Diese wird durch die Addition von Löhnen der nicht AHV-pflichtigen Jugendlichen oder der Rentner und Subtraktion der Taggelder aus der Militärversicherung oder der EO sowie allfällige weitere Korrekturen (z.B. einzuhaltende Mindestlöhne von Praktikanten oder mitarbeitenden Familienmitgliedern) ermittelt.

Ausserdem ist zwischen der Lohnsumme für Berufs- und Nichtberufsunfälle zu unterscheiden. Die obligatorische Unfallversicherung ist begrenzt bis zu einem versicherten Verdienst von aktuell CHF 148'200 pro Jahr. Für darüber hinausgehende Bruttolöhne ist allenfalls eine UVG-Zusatzversicherung abzuschliessen. In der Gründungs- und Aufbauphase oder bei stark schwankenden Lohneinkünften des Betriebsinhabers kann sich der Abschluss einer fixen UVG-Lohnsummenversicherung anbieten. Die Lohnsummenmeldung an die Krankentaggeldversicherung richtet sich nach den privatrechtlichen Bestimmungen Ihres Versicherers.

Lohnausweise

Ebenfalls anfangs Jahr müssen allen Mitarbeitern die Lohnausweise ausgehändigt werden, damit diese Ihrer Deklarationspflicht in der privaten Steuererklärung nachkommen können. In einigen Kantonen ist zusätzlich ein Duplikat an die kantonale Steuerverwaltung einzureichen. Gewisse Lohnprogramme sind in der Lage, die Lohnausweise automatisch zu generieren. Andernfalls müssen diese manuell ausgefüllt werden. Neben den einzelnen Lohnbestandteilen und Sozialversicherungsabzügen müssen auch Spesenvergütungen, Kinderzulagen und weitere Angaben wie z.B. das Arbeitspensum, Anzahl geleisteter Militärdiensttage etc. deklariert werden.

Gerne unterstützen wir Sie in sämtlichen Lohn- und Personaladministrationsfragen.