5 einfache Tipps für Ihre Liquiditätsplanung

Viel zu oft geraten gesunde Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten. Grund dafür ist häufig die fehlende betriebliche Planung. Die Firmenliquidität nachhaltig sicherzustellen, gehört damit zu den wichtigsten unternehmerischen Aufgaben. Um dabei Überraschungen zu vermeiden, ist eine solide Liquiditätsplanung unabdingbar. Im nachfolgenden Artikel zeigen wir auf, wie diese Planung möglichst nachhaltig und mit wenig Aufwand erstellt werden kann und geben Ihnen 5 kompetente Praxis-Tipps.

2020 ist ein herausforderndes Jahr für Unternehmen. In diesem Jahr sind bisher so viele Firmen pleite gegangen wie noch nie. Konkurse in der Schweiz sind laut Seco eine direkte Folge fehlender Liquidität. Diese zu planen, um im Ernstfall proaktiv agieren zu können, ist daher für jedes Unternehmen zentral. Trotzdem tun sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer schwer damit, einem professionellen Liquiditätsplan zu erstellen. Die folgenden fünf Punkte können Ihnen bei Ihrer Planung helfen.

1. Liquidität nicht mit dem Umsatz verwechseln

Es mag banal klingen, aber die Begriffe «Umsatz» und «Cash Flow» werden im betrieblichen Alltag schon einmal durcheinander gebracht. Die Konzepte sind jedoch fundamental unterschiedlich, und bevor Sie sich an die eigentliche Planung machen ist es wichtig, diese Unterschiede zu verstehen.

Als Umsatz wird das Total aller Einnahmen aus Verkäufen und Dienstleistungen während einer bestimmten Periode (typischerweise innerhalb eines Geschäftsjahres) bezeichnet. Werden von diesem Umsatz die während der gleichen Periode angefallenen Kosten abgezogen, erhält man den Gewinn (beziehungsweise Verlust, falls das Vorzeichen Negativ ist).

Aus Liquiditäts-Sicht ist dabei zentral, dass dieser Gewinn und der erzielte Umsatz nur sehr begrenzte Rückschlüsse auf den Kontostand zulassen: So steigen Ihr Umsatz und auch der Gewinn zwar unmittelbar, sobald Sie eine Rechnung verschickt haben und diese verbucht wurde.

Auf Ihrem Bankkonto wird dieser Geschäftsfall jedoch erst sichtbar, wenn Ihr Kunde auch tatsächlich bezahlt – ein sehr wesentlicher Unterschied, wenn es darum geht, die zukünftigen Ausgaben zu planen. Erst bei diesem verbuchten Geldeingang auf dem Bankkonto spricht man von «Cash Flow», dem Geld-Fluss, und erst damit steigen Ihre «liquiden Mittel» beziehungsweise die «Liquidität» an.

2. Die Ausgangslage für Ihre Liquiditätsplanung: eine aktuelle Buchhaltung

Mit der Liquiditätsplanung wird ein Blick in die Zukunft gewagt. Damit dieser möglichst exakt ist, muss zuerst die aktuelle IST-Situation und damit die betriebliche Ausgangslage verstanden werden:

• Wie viel Geld befindet sich aktuell in der Kasse?
• Auf welchen verschiedenen Konten?
• Welche Kundenrechnungen werden wann bezahlt?
• Welche Lieferantenrechnungen stehen an?

Um hier nicht den Überblick zu verlieren ist es unabdingbar, die Buchhaltung stets tagesaktuell zu halten. Wenn Sie dafür bexio benutze, dann haben Sie bereits das ideale Werkzeug, um die perfekte Ausgangslage für Ihre Planung zu schaffen. Ergänzende Lösungen für die Liquiditätsplanung wie TRESIO können dabei helfen, diese Daten aus bexio zu aggregieren und noch besser sichtbar zu machen.

3. Vergessen Sie die zeitliche Komponente nicht!

Bei einem Unternehmens-Budget werden die Ein- und Ausgaben eines Geschäftsjahres geplant: wie viele Verkäufe werden erwartet, wie viel kann fürs Marketing ausgegeben werden. Viele dieser Ausgaben und Einnahmen fallen nicht linear auf die Monate verteilt an, sondern oft kommt alles auf einmal. Viele Ausgaben fallen bereits an, lange bevor die damit zusammenhängenden Geldeingänge auf dem Bankkonto realisiert werden können.

Eine gute Liquiditätsplanung baut daher auf diesen getroffenen Annahmen auf und gibt dem Ganzen die nötige zeitliche Dimension. Diese Zeit-Komponente stets im Blick zu halten ist extrem relevant: Der schönste budgetierte Reingewinn nützt Ihnen nichts, wenn Ihnen auf dem Weg dahin das Geld ausgeht. Mit Ihrer Liquiditätsplanung machen Sie diese Zeitachse der Plandaten und Annahmen sichtbar.

Kurzfristige Liquiditätsplanung

Es kann unter Umständen auch betriebliche Situationen geben, in denen selbst diese Monats-Sicht nicht mehr ausreicht. Mit einem modernen Liquidiätsplanungs-Tool wechseln Sie daher für eine noch granularere Sicht jederzeit zwischen der monatlichen, wöchentlichen oder sogar täglichen Ansicht und behalten so die Kontrolle über Ihren erwarteten Cash Flow.

4. Achten Sie bei der regelmässigen Planung auf die Datenkontinuität

Dass die Ausgangssituation Ihrer Planung stimmen muss und daher die Buchhaltung möglichst aktuell gehalten werden sollte, haben wir unter Punkt 2 bereits angesprochen.

Ein weiterer, sehr zentraler Punkt bei jeder Planung, ist die Kontinuität der zugrundeliegenden Daten. Eine Liquiditätsplanung ist ein beständiger Prozess, viele Unternehmen beschäftigen sich mindestens einmal im Monat damit um zu schauen, ob sie auf Kurs sind und welche Korrekturen eventuell notwendig sind. Damit die einzelnen Monate überhaupt vergleichbar sind ist es jedoch wichtig, eine möglichst hohe Kontinuität zu haben bezüglich welche Geschäftsfälle in Ihrer Planung wie berücksichtigt werden sollen.

Digitale Systeme unterstützen Sie dabei, diese Beständigkeit beizubehalten, indem Sie die zugrundeliegenden Regeln einmalig definieren und diese danach automatisch bei jeder Aktualisierung der Planung berücksichtigt werden.

5. Setzen Sie bei der Liquiditätsplanung auf moderne Lösungen

In vielen Schweizer KMU sind nach wie vor Tabellen-Tools wie Excel von Microsoft und Google Sheets das Mittel der Wahl, sobald es um betriebswirtschaftliche Planungen und Auswertungen geht. Excel-Vorlagen mögen vor allem bezüglich Kosten und Flexibilität zu überzeugen, bringen jedoch auch entscheidende Nachteile mit sich: die Datenerfassung in diesen Programmen gestaltet sich in der Regel als äusserst manuell, und damit auch zeitaufwändig und fehleranfällig.

Abhilfe schaffen diesbezüglich neue, digitale Lösungen. Mit TRESIO setzen Sie beispielsweise Ihre Planung, dank der Regel-basierten Logik und dem automatischen Daten-Abgleich mit bexio, weitestgehend auf Autopilot. Damit sparen Sie Zeit und sorgen für mehr Planungssicherheit in Ihrem Unternehmen.