Kilometergeld in der Schweiz berechnen

Wie hoch sind Kilometerpauschalen in der Schweiz?

Der in der Schweiz übliche Pauschalsatz liegt im Jahr 2025 bei CHF 0,76 pro Kilometer für die Nutzung eines privaten Autos. Für Motorräder und E-Bikes gelten geringere Sätze. Dabei handelt es sich um eine Empfehlung des Touring Club Schweiz, die viele Arbeitgebende anwenden – die Höhe der Kilometerpauschale kann aber individuell geregelt werden.

Wer erhält Kilometergeld?

Es ist wichtig zu beachten, dass Mitarbeitende nicht in allen Fällen Anspruch auf Kilometergeld haben. Denn die Regelung, ob der Arbeitnehmende die Fahrtkosten selbst bezahlen muss oder nicht, hängt von der Ursache der Fahrt ab:

Arbeitsweg

Handelt es sich bei der Fahrt einfach um den normalen Weg von oder zum Arbeitsplatz, dann ist der Arbeitgebende nicht dazu verpflichtet, für die Fahrt aufzukommen.

Dienstweg

Fährt der Arbeitnehmende von Zuhause oder der Firma aus zu einem Geschäftstermin, dann handelt es sich dabei um einen Dienstweg, der vom Arbeitgebenden erstattet werden muss. Dies kann beispielsweise die Fahrt von und zu Kundenbesprechungen, Besuchen von Geschäftspartnern oder Konferenzen, die Durchführung von Lieferungen sowie die Erledigung anderer berufsbezogener Aufgaben ausserhalb des Arbeitsplatzes sein.

Wichtig ist, dass der primäre Zweck der Fahrt geschäftlicher Natur ist. Persönliche Umwege auf dem Dienstweg zählen nicht als Dienstmeilen und dürfen daher nicht abgerechnet werden. Dies gilt beispielsweise, wenn Sie auf dem Weg zu einer Kundenbesprechung einen Umweg machen, um Ihre Kinder zur Schule zu bringen. In diesem Fall dürfen Sie nur die tatsächliche Strecke von Ihrem Wohnort bis zum Besprechungsort angeben.

Geschäftsreise

Auch bei einer Geschäftsreise, die mit dem privaten Pkw unternommen wird, übernimmt der Arbeitgebende die Fahrtkosten. In der Regel werden die gefahrenen Kilometer zusammen mit allen weiteren Auslagen im Rahmen der Spesenabrechnung erstattet. Ein Spesenreglement kann im Unternehmen zu Transparenz und Sicherheit beitragen, da die Bedingungen und Verfahren für die Abrechnung von Spesen und Ausgaben fix festgelegt und für alle einsehbar sind. Es dient als Leitfaden für Mitarbeitende und gibt klare Anweisungen dazu, welche Kosten erstattet werden können, wie diese abzurechnen sind und welche Nachweise dafür erforderlich sind.

Wie wird das Kilometergeld in der Schweiz berechnet?

In der Schweiz wurde die Kilometerpauschale eingeführt, um die komplexe Berechnung der tatsächlich anfallenden Kosten pro gefahrenem Kilometer zu vereinfachen. Bei geschäftlich genutzten Privatfahrzeugen müsste der Arbeitgebende nicht nur die Treibstoffkosten übernehmen, sondern auch anteilige Ausgaben für Reparaturen, Versicherungen, Steuern und den Wertverlust des Fahrzeugs. Da dies in der Praxis kaum umsetzbar wäre, gibt es feste Pauschalen, die meist in den Unternehmensrichtlinien definiert sind.

Viele Arbeitgebende in der Schweiz orientieren sich an den Empfehlungen des Touring Club Schweiz (TCS), der jährlich die Gesamtkosten für einen durchschnittlichen Pkw mit einem Neupreis von CHF 44’400 und einer jährlichen Fahrleistung von 15’000 Kilometern berechnet. Zusätzlich werden dabei sowohl fixe als auch variable Kosten berücksichtigt:

Fixkosten:

• Haftpflichtversicherung

• Abschreibung

• Kapitalverzinsung

• Fahrzeugpflege

• Verkehrssteuer

• Teilkasko

• Garagierungskosten

• Sonstige Nebenauslagen

Variable Kosten:

• Wertminderung

• Reparaturen

• Service

• Reifen

• Treibstoffkosten

Je nach Fahrzeug und Verbrauch kann die Pauschale möglicherweise nicht alle tatsächlichen Kosten decken. In diesem Fall empfiehlt es sich, das Gespräch mit dem Arbeitgebenden zu suchen. Mögliche Lösungen wären eine höhere Kilometerpauschale oder die Bereitstellung eines Dienstwagens für geschäftliche Fahrten.

Alternativ können auch die tatsächlich angefallenen Kosten anteilig erstattet werden. Die Erstattung erfolgt dann basierend auf dem Verhältnis zwischen geschäftlich und privat gefahrenen Kilometern.

Grundsätzlich gelten folgende Richtwerte:

1. Neuwagen bis CHF 44‘400: Kilometerpreis zwischen CHF 0.50 und CHF 1.70.

2. Neuwagen ab CHF 44‘400: Kilometerpreis zwischen CHF 0.60 und CHF 3.

Private Nutzung von Geschäftswagen vs. geschäftliche Nutzung von Privatwagen

Bei der Berechnung des Kilometergeldes gibt es eine klare Unterscheidung zwischen der privaten Nutzung von Geschäftswagen und der geschäftlichen Nutzung von Privatfahrzeugen.

a) Geschäftliche Nutzung von Privatfahrzeugen

Wenn ein Arbeitnehmender sein privates Fahrzeug für geschäftliche Zwecke nutzt, erhält er in der Regel eine Kilometerentschädigung, die die anfallenden Kosten decken soll. Die Erstattung basiert auf den tatsächlich gefahrenen Kilometern. Diese Entschädigung ist steuer- und sozialversicherungsfrei.

b) Private Nutzung von Geschäftswagen

Stellt der Arbeitgebende dem Arbeitnehmenden einen Geschäftswagen zur Verfügung, der auch privat genutzt wird, spricht man von einer gemischten Nutzung. In diesem Fall gelten besondere steuerliche Regelungen:

Zahlt der Mitarbeitende keinen oder nur einen geringen Ausgleich für die private Nutzung, wird dies als geldwerter Vorteil gewertet. Dieser geldwerte Vorteil gilt als Einkommen, muss versteuert werden und wird gleichzeitig in der Finanzbuchhaltung des Unternehmens als Fahrzeugaufwand abgezogen.

Zur Berechnung des Privatanteils des Geschäftsfahrzeugs gibt es zwei Methoden: Die pauschale und die effektive Methode.

Pauschale Methode

Üblicherweise wird der private Nutzungsanteil mit einem festen Prozentsatz berechnet. In der Schweiz gilt derzeit ein pauschaler Satz von 0,9 % des Fahrzeugkaufpreises (exkl. MwSt.) pro Monat:

Privatanteil = 0,9% x Kaufpreis

Es gibt jedoch einen Mindestbetrag für den monatlich zu versteuernden Privatanteil. Dieser liegt aktuell bei CHF 150.

Beispiel 1: Frau Schmidt erhält einen Geschäftswagen mit einem Kaufpreis von CHF 11‘000 (exkl. MwSt.). Berechnet sie nun den monatlichen Privatanteil, ergibt sich:

Privatanteil = 0,9% x CHF 11‘000 = CHF 99

Da dieser Betrag unter dem Mindestwert von CHF 150 liegt, wird stattdessen der Mindestbetrag angesetzt.

Beispiel 2: Frau Maier nutzt einen Geschäftswagen, dessen Kaufpreis CHF 50'000 (exkl. MwSt.) beträgt, auch für private Zwecke. Ihr monatlich zu versteuernder Privatanteil beträgt:

Privatanteil = 0,9% x CHF 50'000 = CHF 450

Effektive Methode

Alternativ kann der private Nutzungsanteil auch anhand der tatsächlich privat gefahrenen Kilometer berechnet werden. Dafür ist eine lückenlose Dokumentation aller Fahrten (geschäftlich und privat) erforderlich. Der Privatanteil wird mit einem festen Satz von CHF 0,70 pro privat gefahrenem Kilometer berechnet:

Privatanteil = CHF 0,70 x privat gefahrene Kilometer

Beispiel: Frau Maier fährt im Monat 1‘000 Kilometer privat mit dem Geschäftswagen. Ihr Privatanteil beträgt:

Privatanteil = CHF 0,70 x 1‘000 = CHF 700

Dies zeigt, dass die pauschale Berechnung für Frau Maier vorteilhafter wäre, da sie dabei nur einen Privatanteil von CHF 450 pro Monat versteuern muss, wie die vorherige Berechnung ergeben hat.

Die pauschale Methode ist also für Arbeitnehmende vorteilhaft, die ihr Geschäftsfahrzeug häufig privat nutzen. Die effektive Methode lohnt sich hingegen für jene, die den Geschäftswagen nur selten für private Zwecke verwenden.

Wie können Fahrten dokumentiert werden?

Damit Sie den Überblick behalten und Ihre geschäftlichen Fahrten korrekt abrechnen können, sollten Sie genau festhalten, wie viele Kilometer Sie dienstlich unterwegs sind. Dafür stehen Ihnen verschiedene Methoden zur Verfügung:

• Fahrtenbuch: Ein handschriftliches Fahrtenbuch sollte griffbereit im Fahrzeug aufbewahrt werden. Dort tragen Sie Datum, Strecke, Ziel und Zweck der Fahrt sowie den Start- und Endkilometerstand ein. Dies dient nicht nur als Nachweis für die Abrechnung, sondern ermöglicht auch eine einfache monatliche Zusammenfassung der gefahrenen Kilometer.

• App: Alternativ können Sie eine Smartphone-App nutzen, die Fahrten per GPS erfasst und automatisch in einer übersichtlichen Tabelle speichert. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Erfassungsfehlern.

Wie können Fahrtkosten in der Steuererklärung angegeben werden?

Die Fahrtkosten für Fahrten zwischen Ihrem Zuhause und Ihrem Arbeitsort können nicht direkt mit Kilometerpauschalen beim Arbeitgebenden abgerechnet werden. Stattdessen haben Sie die Möglichkeit, diese in Ihrer Steuererklärung in einem eigens dafür vorgesehenen Formular als Pendlerabzug geltend zu machen. Hierfür kann die Kilometerpauschale des Touring Club Schweiz (TCS) verwendet werden. Neben den mit dem Auto entstandenen Kosten können auch die Ausgaben für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus- oder Bahntickets angegeben werden.

Beachten Sie jedoch, dass der maximale Abzugsbetrag für den Pendlerabzug kantonal unterschiedlich geregelt ist. Im Kanton Zürich können beispielsweise bis zu CHF 5’000 an Fahrtkosten in der Steuererklärung angegeben werden.

Beispiel: Frau Maier fährt mit ihrem eigenen PKW zur Arbeit. Sie fährt viermal die Woche an ihren Arbeitsplatz, einmal wöchentlich arbeitet sie im Home-Office. Der einfache Fahrtweg beträgt 25 Kilometer, also 50 Kilometer für den Hin- und Rückweg. Im vergangenen Jahr ist Frau Maier 185 Mal zur Arbeit gefahren.

Die insgesamt gefahrenen Kilometer ergeben sich wie folgt:

Kilometeranzahl = 50 x 185 = 9‘250 Kilometer

Darauf basierend können die auf dem Arbeitsweg enstandenen Kosten berechnet werden:

Kosten = 9‘250 x CHF 0,76 = CHF 7‘030

Dieser Betrag kann – abhängig von den individuellen Vorgaben des jeweiligen Kantons – in der Steuererklärung angegeben werden, um die Steuerschuld zu senken.

Beachten Sie, dass eine doppelte Abrechnung nicht zulässig ist. Das bedeutet, dass Arbeitnehmende, die bereits eine Entschädigung vom Arbeitgebenden erhalten, diese Fahrtkosten nicht zusätzlich in der Steuererklärung geltend machen dürfen.