Das Arbeiten im Homeoffice ist mittlerweile ein fester Bestandteil vieler Arbeitsmodelle und seit der Pandemie kaum noch wegzudenken. Doch ob freiwillig oder vom Arbeitgeber angeordnet, schnell tauchen Fragen zur Kostenerstattung auf. Was tun, wenn der Arbeitnehmer über Rückenschmerzen aufgrund unzureichender Büroausstattung klagt? Sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, die Kosten für ergonomische Arbeitsmittel zu übernehmen? Wann ist es sinnvoll, eine Homeoffice-Pauschale anzubieten? In diesem Beitrag finden Sie wertvolle Informationen sowie praktische Antworten auf diese und weitere Fragen rund um die Entschädigung im Homeoffice.
In diesem Beitrag
Entschädigung für Homeoffice: Wie sieht die Rechtslage in der Schweiz aus?
Der Unterschied zwischen freiwilligem und angeordnetem Homeoffice
- Angeordnetes Homeoffice: Wer übernimmt die Kosten?
- Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers im Homeoffice
Homeoffice-Pauschale: Sinnvoll und wenn ja, in welcher Höhe?
Homeoffice Leitfaden
Unser Leitfaden zum Thema Homeoffice unterstützt Sie als Arbeitgeber dabei, die Homeoffice Tätigkeit für Ihre Mitarbeiter im Unternehmen zu regeln.
Entschädigung für Homeoffice: Wie sieht die Rechtslage in der Schweiz aus?
Was viele Jahre lang als Trend galt und Unternehmen bis heute modern wirken lässt, ist die Möglichkeit von Zuhause aus zu arbeiten. Die Flexibilität für den Arbeitnehmer steht dabei im Fokus. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Der Arbeitnehmer kann sich seine Zeiten flexibler gestalten, spart sich unter Umständen lange Berufswege und somit kostbare Zeit.
Die Möglichkeit, vom eigenen Zuhause aus zu arbeiten, kann entweder freiwillig sein oder, wie im Falle der Pandemie Anfang der 2020-er Jahre, angeordnet werden. Während der Pandemie sollte der zwischenmenschliche Kontakt auf ein Minimum reduziert werden, weswegen der Bund das Homeoffice, wo möglich, obligatorisch vorschrieb.
Übersicht: Freiwilliges oder angeordnetes Homeoffice
Freiwilliges Homeoffice | Angeordnetes Homeoffice | |
An welchen Tagen ist der Mitarbeitende im Homeoffice? | Wird vom Arbeitnehmenden selbst gewählt. | Wird vom Arbeitgeber vorgegeben. |
Wie viel Prozent seiner Arbeitsleistung wird im Homeoffice erbracht? | Wird vom Arbeitnehmenden selbst gewählt. | Wird vom Arbeitgeber vorgegeben. |
Ist das Arbeiten im Homeoffice vertraglich vereinbart? | Meistens nicht vertraglich definiert und oftmals mündlich abgesprochen. | Fest im Arbeitsvertrag bzw. in einer Zusatzvereinbarung definiert. |
Welches Modell bringt mehr Flexibilität mit? | Hohe Flexibilität und Eigenverantwortung. | Niedrige bis gar keine Flexibilität vorhanden. |
Wer muss für die Arbeitsausstattung aufkommen? | Der Mitarbeitende selbst hat dafür zu sorgen, dass er Zuhause unter denselben Bedingungen arbeiten kann, wie im Büro. | Der Arbeitgeber muss den Mitarbeitenden mit entsprechendem Material ausstatten (z. B. PC). |
Egal, ob nun freiwilliges oder angeordnetes Homeoffice – der Arbeitnehmer muss die nötige Ausstattung Zuhause vorfinden, damit er seiner Tätigkeit gleich wie im Büro nachgehen kann. Doch wer kommt für die Kosten auf?
Angeordnetes Homeoffice: Wer übernimmt die Kosten?
Es handelt sich um ein angeordnetes Homeoffice, wenn dem Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber kein fester Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung steht. Es gibt kein generell gültiges Recht, dass Kosten des Homeoffice vom Arbeitgeber übernommen werden müssen. Jedoch sollte jedem Arbeitnehmer ein vernünftiger Arbeitsplatz zur Verfügung stehen, damit dieser seiner Tätigkeit im richtigen Masse nachkommen kann. Ist bei Antritt der Stelle bereits klar, dass die Arbeitsstunden gänzlich im Homeoffice getätigt werden, kann unter Umständen ein Entschädigungsanspruch geltend gemacht werden.
Zu den zu übernehmenden Kosten zählen sämtliche Spesen, die bei der Erledigung der Arbeit von Zuhause (Art. 327a Abs. 2 OR) anfallen.
Spesen, die entschädigt werden müssen:
Büromaterial wie Papier und Druckerpatronen
Beteiligung an Kosten für Telefon, Internet, Strom und Wasser
Darüber hinaus gilt, wer seinen Angestellten keine arbeitsnotwendigen Utensilien zur Verfügung stellen kann, muss auch hier die Kosten tragen (vgl. Art. 327, OR).
Arbeitsnotwendige Utensilien:
- Computer, inkl. Tastatur und Maus
- ggfs. Headset
- Ergonomische Hilfsmittel, wie zum Beispiel ein Schreibtischstuhl
Was, wenn der Angestellte über private Geräte verfügt?
Wenn Arbeitnehmende privat bereits über ein gut ausgestattetes Homeoffice verfügen und nachweisen können, dass sie die privaten Geräte für die Arbeit nutzen, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer angemessen entschädigen. Dies ist jeweils im Einzelfall zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu besprechen und entsprechend zu vereinbaren.
Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers im Homeoffice
Wer seinen Arbeitnehmern die Möglichkeit anbietet, von Zuhause aus zu arbeiten, muss sich bewusst sein, dass dies mit starkem Vertrauen einhergeht. Heimarbeit bedeutet für den Arbeitnehmer ein hohes Mass an Eigenverantwortung, weswegen die Bedingungen rund um das Thema Homeoffice daher auch unbedingt im Arbeitsvertrag geregelt sein sollten. Zu gross ist Zuhause die Verlockung anderen, privaten Tätigkeiten nachzugehen. Dazu gehören zum Beispiel Hausarbeiten wie Wäsche waschen, private Telefonate erledigen oder die Kinderbetreuung.
Gleichermassen bedeutet Heimarbeit aber auch, dass der Arbeitgeber nicht von seinen Pflichten befreit ist. So sind Arbeitgeber gemäss Arbeitsgesetz (Art. 6 Absatz 1-3 ArG) nach wie vor zum Schutz der Gesundheit der Arbeitnehmenden verpflichtet. Das bedeutet, dass es in seiner Sorgfaltspflicht liegt, dafür zu sorgen, dass zum Beispiel stundenlange Bildschirmarbeit vermieden wird, um Augen- und Kopfschmerzen zu vermeiden. Ähnlich verhält es sich bei der Einrichtung. Auch hier sollte bestmöglich sichergestellt sein, dass Gesundheitsgefährdungen vermieden werden. Wenn Sie bei juristischen Fragen unsicher sind, hilft Ihnen die telefonische Rechtsberatung der Jurline und steht Ihnen mit Fachwissen zur Seite.
Unser Tipp: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden, wie die Situation Zuhause aussieht und klären Sie ab, was getan werden kann, falls die Umstände (noch) nicht einem angemessenen Arbeitsumfeld entsprechen. Ein monatelanges Arbeiten am Küchentisch beispielsweise kann gesundheitliche Folgen nach sich ziehen.
Freiwilliges Homeoffice: Wer übernimmt die Kosten?
Grundsätzlich gibt es beim freiwilligen Arbeiten von Zuhause aus keine Regelung, dass die Kosten für Büromaterialien, Strom, Internetverbindung oder Drucker vom Arbeitgeber übernommen werden müssen. Beim freiwilligen Homeoffice kann es hier je nach Arbeitgeber und individueller Vereinbarung unterschiedliche Möglichkeiten geben. Einige Arbeitgeber stellen Ihren Mitarbeitenden auch im freiwilligen Homeoffice die notwendige Ausstattung wie zum Beispiel einen Laptop zur Verfügung. Andere wiederum verlangen, dass die Mitarbeitenden selbst für die Ausstattung aufkommen, gerade wenn es die eigene Präferenz ist, von zu Hause aus zu arbeiten.
Kosten für die Internetanbindung oder den Stromverbrauch werden in der Regel nicht vom Arbeitnehmer übernommen, da Internet und Strom als Grundvoraussetzung gelten. Unter Umständen kann es hier spezifische betriebliche Vereinbarungen geben, bei denen sich der Arbeitgeber zum Beispiel anteilsmässig an den Kosten beteiligt.
Die Details über die Kostenübernahme beim freiwilligen Arbeiten sollten klar definiert sein und dem Mitarbeitenden kommuniziert werden, sodass hier keine Missverständnisse oder Unklarheiten entstehen.
Übersicht: Diese Kosten muss der Arbeitgeber im Homeoffice übernehmen bzw. erstatten
| Kosten | Freiwilliges Homeoffice | Angeordnetes Homeoffice | Vorübergehend angeordnetes Homeoffice (Pandemie-Fall) |
| Büromöbel | nein | ja | nein |
| Internet | nein | anteilsmässig | nein |
| Miete | nein | nein | nein |
| Computer (techn. Ausstattung) | nein | ja | ja |
| Drucker, Telefon | nein | ja | nein |
| Büromaterial | ja | ja | ja |
Wie gehe ich als Arbeitgeber mit Homeoffice richtig um?
Erfahren Sie alles über Anspruch, Tipps und Reglement
Homeoffice-Pauschale: Sinnvoll und wenn ja, in welcher Höhe?
Wer als Unternehmen die Arbeit von Zuhause aus anbietet oder sogar anordnet und für gewisse Kosten aufkommen muss, kann unter Umständen von einer Homeoffice-Pauschale profitieren.
Kauft sich der Mitarbeitende zum Beispiel einen neuen Schreibtischstuhl und einen neuen Schreibtisch, so müsste dieser die einzelnen Belege jeweils mit der Spesenabrechnung einreichen.
Um den Papier- und Verbuchungsaufwand zu reduzieren, kann eine Pauschale nützlich sein. Ein Nachteil ist natürlich, dass Pauschalen nicht immer genau die Ausgaben decken und in manchen Fällen zu einer Über- oder Unterbezahlung der geleisteten Ausgaben führen können.
Eine Lösung hierfür könnte eine Aufteilung sein. So können grössere Anschaffungen wie beispielsweise ein Laptop oder Drucker separat erstattet werden und dazu wird eine geringe monatliche Entschädigung für kleinere Unkosten pauschal ausbezahlt.
Wenn Sie sich als Arbeitgeber für eine Pauschale entscheiden, ist es ratsam, die Bedingungen unbedingt im Arbeitsvertrag festzuhalten (Art. 327a Abs. 2 OR).
Generell sind Pauschalen praktikabler, als unzählige Quittungen einzeln zu vergüten. Sollten Sie sich also als Arbeitgeber für eine Pauschale entscheiden, nehmen Sie diese nicht nur in den Arbeitsvertrag, sondern auch explizit in Ihr Spesenreglement mit auf. Unter Umständen muss dieses von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigt werden.
Homeoffice und Steuern: Tipps für Arbeitgeber und -nehmer
Werden Kosten im Homeoffice übernommen oder sogar eine regelmässige Pauschale ausbezahlt, stellt sich als nächstes die Frage, wie Kosten im Homeoffice versteuert werden.
Spesen oder Berufsauslagen?
Als Spesen gelten Ausgaben dann, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keinen vollständig ausgestatteten Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung stellt. Alle notwendigen Ausgaben müssen dann als Spesen erstattet werden und entsprechend versteuert werden (s. auch BGer 4A_533/2018). Als Spesen deshalb, weil die Auslagen während der Arbeit anfallen. Damit stellen diese Auslagen kein Einkommen dar, sondern einen Auslagenersatz und werden entsprechend behandelt.
Berufsauslagen dagegen fallen dann an, wenn Entschädigung für die Nutzung der privaten Räumlichkeiten gezahlt werden und zwar ausserhalb der eigentlichen Arbeitszeit. Wenn dem Arbeitnehmer ein ausgestatteter Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung, gelten Ausgaben nicht als Spesen. Rechtlich werden Sie als Gewinnungskosten bzw. Berufskosten bezeichnet und sind damit versteuerbarer Lohnanteil.
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Können Arbeitnehmer ihr Arbeitszimmer steuerlich absetzen?
Ja, vorausgesetzt, folgende Kriterien werden erfüllt:
- Arbeitnehmende haben keinen vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Arbeitsplatz am Arbeitsort.
- Ein separater Raum in der eigenen Wohnung wird explizit und nachweisbar als Arbeitsplatz genutzt.
- Mindestens ⅓ oder bis 40% der Arbeitszeit wird im Homeoffice geleistet (Achtung: Hier gibt es kantonale Unterscheidungen).
(Quelle)
Hinweis: Wenn die meiste Arbeit von Zuhause aus erledigt wird, müssen sich Arbeitnehmer darüber bewusst sein, dass Sie die Pendlerpauschale in der Steuererklärung nicht mehr geltend machen können.
