Geschäftsreise planen: Wertvolle Tipps für die Reiseorganisation

Zu einer Geschäftsreise zählen beispielsweise Reisen zu folgenden Zwecken:

• Kundenbesuche: Meetings, Vertragsverhandlungen oder Präsentationen beim Kunden vor Ort.

• Mitarbeiterschulungen und Fortbildungen: Teilnahme an Seminaren, Workshops oder Trainings.

• Konferenzen und Messen: Besuch oder aktive Teilnahme an Fachmessen, Kongressen oder Tagungen.

• Interne Termine: Besuche anderer Unternehmensstandorte oder Treffen mit Kollegen aus anderen Niederlassungen.

• Geschäftsanbahnung und Verhandlungen: Treffen mit potenziellen Geschäftspartnern, Lieferanten oder Investoren.

• Projektbezogene Tätigkeiten: Arbeiten an Projekten, die vor Ort durchgeführt werden müssen (z. B. Baustellenbesichtigungen, technische Installationen).

• Repräsentation des Unternehmens: Teilnahme an gesellschaftlichen oder öffentlichen Veranstaltungen im Auftrag des Unternehmens.

Wie bereite ich mich auf eine Geschäftsreise vor?

Durch sorgfältige Vorbereitung und Planung stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftsreise erfolgreich und reibungslos verläuft und Sie sich voll auf Ihre beruflichen Aufgaben und Ziele konzentrieren können.

1. Reiseorganisation

In einem ersten Schritt sollten Sie Ihre Geschäftsreise penibel planen. Beantworten Sie zunächst folgende Fragen:

• Besuche ich nur einen Ort, oder erstreckt sich die Geschäftsreise über verschiedene Etappen?

• Wie viele Tage Aufenthalt sind notwendig?

• Welche Kollegen, Geschäftspartner oder Kunden sollen aufgesucht werden, und sind sie alle während des geplanten Zeitraumes der Geschäftsreise vor Ort?

• Welche Ziele verfolgt die Geschäftsreise? Was ist die Erwartungshaltung?

• Mit welchem Verkehrsmittel reise ich an und ab?

• Reise ich alleine oder nehmen Kollegen an der Reise teil?

• Muss ich Hilfsmittel mitnehmen? Muss ich hierfür extra Gepäck hinzubuchen?

• Gibt es geeignete Unterkünfte in der Nähe der Geschäftstreffen?

• Welches Budget steht für die Reise zur Verfügung?

• Gibt es eine Zeitverschiebung? Sollte ich mich im Vorfeld darauf vorbereiten?

• Benötige ich einen Dolmetscher?

• Benötige ich vor Ort ein Büro oder einen Arbeitsplatz, um Kunden oder Geschäftspartner empfangen zu können?

• Sollte ich Gastgeschenke mitbringen?

• Was sind die Bräuche und Sitten in dem Land? Was gilt es zu vermeiden?

2. Erstellen eines Ablaufplans

Erarbeiten Sie einen detaillierten Zeitplan für Meetings und Termine. Berücksichtigen Sie dabei Pufferzeiten für unvorhergesehene Verzögerungen. Anhand des Ablaufplans können Sie erkennen, ob alle Termine so wahrnehmbar sind, oder ob Sie noch Änderungen am Ablauf vornehmen sollten.

Der Ablaufplan für Ihre Geschäftsreise kann beispielsweise so aussehen:

Tag 1 (Montag, 9. Juni)

• 7:30 Uhr: Abfahrt Bahnhof Schaffhausen Gleis 1

• 10:50 Uhr: Abflug Flughafen Zürich

• 13:30 Uhr: Ankunft Flughafen Madrid

• 14:00 Uhr: Abfahrt Transfertaxi zu CentralPoint Hotel. Check-in und Zeit zur freien Verfügung

• 17:30 Uhr: Taxi zum Geschäftsessen mit Team Madrid im Restaurant Tapear & Vino

Tag 2 (Dienstag, 10. Juni)

• 8:00 Uhr: Taxi zum Unternehmen

• 8:45 Uhr: Meeting mit der Leitung der Geschäftsstelle

• 10:00 Uhr: Besuch der Produktionsstätten

• ...

Zudem erfahren Sie in den Richtlinien, ob es Kostengrenzen gibt, wie diese gestaltet sind und ob Kosten in tatsächlicher Höhe oder auf Basis von Pauschalen erstattet werden. Viele Unternehmen erstatten etwa den Verpflegungsmehraufwand nicht auf Grundlage der tatsächlich entstandenen Kosten, sondern anhand festgeleger Pauschbeträge.

Gehen Sie für die Ausgaben in Vorkasse, empfiehlt es sich, bereits während der Reise alle anfallenden Kosten in einer mitgebrachten Spesenabrechnung zu dokumentieren. Bewahren Sie dabei alle Belege, Rechnungen und Quittungen sorgfältig auf.

4. Buchungen

Im Rahmen der Erstellung des Ablaufplans haben Sie sich bereits mit Anreiseverbindungen sowie der Lage von Restaurants und Geschäftsstellen, die Sie besuchen werden, vertraut gemacht. Haben Sie die genauen Daten der Reise festgelegt, können Sie sich nun um die Buchungen kümmern.

Buchen Sie dazu Flug-, Zug- oder Bustickets für die An- und Abreise oder reservieren Sie einen Mietwagen. Informieren Sie sich auch, wie Sie vor Ort zu Ihren Terminen gelangen können. Wählen Sie am besten ein Hotel in der Nähe des Unternehmens oder Veranstaltungsorts, um lange Fahrtzeiten zu vermeiden. Gegebenenfalls können Sie auch bei Ihren Kollegen oder Geschäftspartnern vor Ort nachfragen, um Tipps und Empfehlungen zu erhalten.

Planen Sie, während der Geschäftsreise Veranstaltungen wie Kongresse oder Messen zu besuchen, dann sollten Sie in diesem Schritt auch die Eintrittskarten hierfür besorgen.

5. Vorbereiten der Unterlagen

Nun ist es an der Zeit, sämtliche für die Reise benötigten Unterlagen vorzubereiten.

• Prüfen Sie dazu zunächst die Gültigkeit Ihres Ausweises oder Reisepasses und beantragen Sie gegebenenfalls einen neuen. Klären Sie rechtzeitig im Vorfeld ab, ob Sie für das Reiseland ein Visum oder spezielle Impfungen benötigen.

• Stellen Sie zudem sicher, dass alle notwendigen Reisedokumente, wie Tickets und Buchungsbestätigungen, vorhanden und leicht zugänglich sind.

• Planen Sie, ein Fahrzeug zu mieten, dann darf auch der Führerschein – und gegebenenfalls der internationale Führerschein – nicht fehlen.

• Nicht zu vergessen ist auch, eine ausreichende Krankenversicherung während der Reise sicherzustellen. Klären Sie ab, ob der Versicherungsschutz Ihrer herkömmlichen Krankenversicherung eine volle Krankenversorgung in Ihrem Zielland abdeckt, oder kümmern Sie sich um eine entsprechende Auslandskrankenversicherung.

• Im Ausland kann nicht – oder oft nur mit erheblichen Kosten – mit herkömmlichen Bankkarten bezahlt werden. Aus diesem Grund ist das Beantragen einer Kreditkarte zu empfehlen.

Bereiten Sie zudem alle für die Treffen mit Geschäftspartnern, Kunden oder Lieferanten relevanten Geschäftsmaterialien und Unterlagen vor. Das können beispielsweise Präsentationen, Geschäftsberichte, Kundenunterlagen, Visitenkarten oder Verträge sein.

6. Erstellen der Packliste

Notieren Sie alle notwendigen Gegenstände, einschliesslich technischer Geräte und angemessener Kleidung, um nichts zu vergessen. Neben Kleidung für Geschäftstermine und gegebenenfalls Sicherheitskleidung sollten auch wetterangepasste Freizeitkleidung und Hygieneartikel eingepackt werden.

7. Technik und Kommunikation

Laden Sie elektronische Geräte (Laptop, Handy, Powerbank) auf und nehmen Sie Ladegeräte sowie eventuelle Adapter mit. Prüfen Sie, ob Sie Internetzugang oder Roaming benötigen und wie Sie dies bereits im Vorfeld oder vor Ort nach Ankunft buchen können.

8. Notfallplanung

Eine Reise kann noch so akribisch bis ins kleinste Detail durchgeplant sein – schiefgehen kann immer etwas. Aus diesem Grund sollten Sie für sämtliche Notfälle vorbereitet sein.

• Speichern Sie wichtige Kontakte, Notfallnummern und die Adresse der Unterkunft ein. Neben Ihrem Smartphone sollten Sie wichtige Daten auch auf einem Blatt Papier sichern, um für den Fall eines Diebstahls gewappnet zu sein.

• Bewahren Sie Sperrnummern für Ihre Bankkarten an einem leicht zugänglichen Ort auf, für den Fall, dass sie gestohlen werden oder verloren gehen.

• Prüfen Sie Ihren Versicherungsschutz und erweitern Sie ihn gegebenenfalls. Neben einer Reise- oder Auslandskrankenversicherung kann in manchen Fällen auch eine Gepäckversicherung sinnvoll sein.

9. Organisation einer Vertretung

Sind Sie für einige Tage oder gar mehrere Wochen auf Geschäftsreise, sollten Sie unbedingt abklären, wer vor Ort die Vertretung für Sie übernimmt. Eine Möglichkeit ist, dass eine bestimmte Person sämtliche, in Ihrer Abwesenheit anfallenden Aufgaben für Sie übernimmt. Alternativ können auch die verbleibenden Kollegen Ihrer Abteilung die Aufgaben unter sich aufteilen. Entscheiden Sie hierbei auch, welche Aufgaben dringend sind und welche vorerst ruhen können.

Klären Sie ab, ob es in der Zeit Ihrer Abwesenheit wichtige Teambesprechungen gibt. Versuchen Sie, Ihre Termine vor Ort so zu legen, dass Sie online zugeschaltet werden und so an den Besprechungen teilnehmen können.

10. Zeit zur freien Verfügung

Persönliche Belange sollten auf einer Geschäftsreise immer dem beruflichen Zweck der Reise untergeordnet werden. Verbleibt neben den Treffen mit Lieferanten, dem Besuch von Geschäftsräumen, den Geschäftsessen mit Kollegen und dem Besuch von Kongressen aber noch freie Zeit, dann dürfen Sie diese so nutzen, wie Sie möchten.

Oftmals bietet sich Sightseeing in der Stadt oder – bei längerer Freizeit – vielleicht auch der Besuch eines nahegelegenen Nationalparks an. Damit Sie die Zeit, die Sie während Ihrer Geschäftsreise zur freien Verfügung haben, bestmöglich nutzen können, sollten Sie sich auch hierüber bereits im Vorfeld Ihrer Reise Gedanken machen. Beachten Sie aber, dass die Kosten, die hier anfallen, von Ihnen selbst übernommen werden müssen.

Was gibt es nach der Geschäftsreise zu erledigen?

Der Prozess einer Geschäftsreise ist lang – er beginnt bei der Planung, vollzieht sich über die gesamte Dauer der eigentlichen Reise und geht nach der Heimkunft weiter. Denn auch nach der Geschäftsreise müssen Sie noch einige Schritte durchlafen, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsreise vollständig abgeschlossen und effektiv nachbereitet wird.

1. Spesenabrechnung

Dokumentieren Sie bereits während der Reise alle Ausgaben, können Sie diesen Schritt relativ schnell durchlaufen. Reichen Sie dazu die Auflistung der angefallenen Kosten in der Spesenabrechnung ein und fügen Sie sämtliche Belege, Rechnungen und Quittungen, die Sie für die Ausgaben erhalten haben, als Nachweis bei.

Waren Sie mit Ihrem privaten PKW unterwegs, gilt es, die gefahrenen Kilometer anhand der Kilometerpauschale abzurechnen. Auch dies kann einfach über die Spesenabrechnung erledigt werden.

2. Nachbereitung von Terminen

Um den grösstmöglichen Nutzen aus Ihrer Geschäftsreise zu ziehen, sollten Sie die Termine zeitnah nachbereiten – idealerweise bereits während der Reise oder, falls dies nicht möglich war, direkt nach Ihrer Rückkehr. Fassen Sie dazu die Inhalte der Meetings in kurzen Berichten zusammen.

Pflegen Sie ausserdem alte und neu geknüpfte Kontakte, indem Sie nach Ihrer Rückkehr E-Mails mit Dankschreiben oder Follow-ups an die Geschäftspartner, Kunden oder Lieferanten senden, die Sie getroffen haben. Klären Sie in diesem Zuge auch noch offene Punkte, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Themen unbeantwortet bleiben.

3. Feedback und Dokumentation

Lief auf der Geschäftsreise nicht alles reibungslos? Oder gab es sogar Probleme? Halten Sie Ihre Erfahrungen fest, solange sie noch frisch sind, und notieren Sie, was Sie bei zukünftigen Reisen besser machen können.

Haben Sie neue Kontakte geknüpft, sollten Sie diese in internen Systemen speichern, damit Sie sie bei Bedarf schnell wiederfinden können.

Darüber hinaus ist es wichtig, relevante Informationen und Ergebnisse ordentlich abzuspeichern. Archivieren Sie geschäftliche Materialien wie Präsentationen, Berichte oder andere Dokumente, um sie später problemlos abrufen zu können.

4. Teamkommunikation

Idealerweise sollte das gesamte Team von Ihrer Geschäftsreise profitieren. Informieren Sie deshalb Ihre Kolleginnen und Kollegen über die wichtigsten Erkenntnisse, Ergebnisse und relevanten Informationen der Reise, damit darauf aufgebaut werden kann.

Bei komplexeren Themen empfiehlt es sich, ein Meeting anzusetzen, um die Details effizient besprechen zu können. Nutzen Sie dieses Meeting auch, um offene Punkte zu klären und Aufgaben bei Bedarf an die entsprechenden Teammitglieder zu delegieren.