Rechnungen schreiben: Für viele eine notwendige Plackerei. Rechnungen generieren jedoch weitestgehend den Gewinn Ihres Business und sind somit Eckpfeiler eines jeden Unternehmens. Die Digitalisierung kommt Ihnen bei der Administration ebendieser ein weites Stück entgegen. Erfahren Sie in diesem Beitrag alles, was Sie über die elektronische Rechnung und deren Übermittlungen wissen müssen.
In diesem Beitrag
- Was sind elektronische Rechnungen?
- Welche Vorteile haben Sie gegenüber herkömmlichen Rechnungen?
- Rechtliche Anforderungen an elektronische Rechnungen
- Gibt es eine Aufbewahrungspflicht?
- Werden elektronisch übermittelte Rechnungen akzeptiert?
- Die verschiedenen Formate im Überblick
- Anleitung zum Erstellen einer elektronischen Rechnung
Die neue Möglichkeit der elektronischen Rechnung ermöglicht es Ihnen, den Aufwand für die Rechnungserstellung enorm zu vermindern. Doch nicht alle digital übermittelten Rechnungen sind gleichwertig, schon gar nicht rechtlich.
Was sind elektronische Rechnungen?
Echte elektronische Rechnungen sind digitale Dokumente, die den gleichen rechtlichen Rahmenbedingungen wie herkömmliche Papierrechnungen unterliegen und zu 100 Prozent digital übermittelt werden. Sie sind mit Lieferadresse, Dienstleistung oder Produkt sowie einer genauen Auflistung der erbrachten Leistungen versehen.
In diesem Abschnitt finden Sie alle notwendigen Angaben, die auf einer Rechnung zwingend stehen müssen. Elektronische Rechnungen werden mithilfe eines, meist XML-basierten, Rechnungsprogramm erstellt und archiviert – diese haben ebenfalls eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht und unterliegen Revisionen.
Ausserdem ist es nicht erlaubt, eine erhaltene elektronische Rechnung auszudrucken und beispielsweise in Ihren Ordnern abzulegen; die eingetroffene Rechnung muss in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben. Nun könnten Sie sich fragen: Gibt es denn «unechte» elektronische Rechnungen?
«Echte elektronische Rechnungen gehen immer mit einem strukturierten Datensatz einher, der vom Empfänger direkt weiterverarbeitet werden kann.»
Beispiele für nicht elektronische Rechnungen
Wenn Sie beispielsweise der Rechnungsempfängerin einfach Ihre Kontodaten per E-Mail senden oder ihr eine unstrukturierte PDF-Rechnung (also eine «normale» PDF-Rechnung) zukommen lassen, versenden Sie keine elektronischen Rechnung.
Das Gleiche gilt, wenn Sie eine Papierrechnung erstellen und diese via Scan versenden – per Gesetz müssen die Rechnungen so versendet und archiviert werden, wie sie von Grund auf erstellt wurden (mehr dazu weiter unten). Elektronische Rechnungen sind per Gesetz den Papierdokumenten gleichgestellt; entsprechend müssen sie auch deren Anforderungen nachkommen. Dies ist bei Scans oder E-Mails mit aufgelisteten Zahlungsangaben nicht der Fall.
Vorteile für Ihr Business
Gewisse Vorteile liegen bei der elektronischen Rechnung auf der Hand: Sie schonen die Umwelt, wenn Sie weniger Papier verbrauchen. Auch das schnelle Auffinden am Computer bei dringlichen Fragen oder einer Revision spart Ihnen viel Zeit. Aber schauen wir uns die Vorteile tabellarisch etwas genauer an.
Vorteile gegenüber Papierrechnungen
Sie sparen bares Geld; Ausgaben für Papier, Toner oder Briefmarken fallen weg.
Das Geld, welches Sie sparen, können Sie bei Bedarf auflisten und für Investitionen einem anderen Konto übermitteln.
Die digitale Aufbewahrung erleichtert Ihnen die Auffindbarkeit und das Teilen von Informationen mit Ihren Kollegen.
Die rasche Übermittlung birgt die Chance des schnelleren Begleichens seitens des Schuldners.
Simpel aber meist vergessen: Sie sparen Zeit. Der Gang zur Post, das Ausdrucken oder Unterschreiben entfällt.
Vorteile gegenüber eingescannten Rechnungen
Keine doppelte Arbeit: Wenn Sie eine Papierrechnung vorbereiten, können Sie diese auch gleich per Post versenden.
Sie sind rechtlich abgesichert: Bei gescannten Rechnungen kann es vorkommen, dass wichtige Daten vom Schuldner falsch eingelesen oder nicht akzeptiert werden. Wenn Sie dann die originale Rechnung nicht mehr finden kann dies zu erheblichen, rechtlichen Problemen führen.
Immer mehr Unternehmen haben eine etablierte elektronische Rechnungsabwicklung. Wenn Sie eine rechtskonforme Rechnung schon von Beginn an in Ihrer Buchhaltung implementieren, kommen Sie meist schneller an Ihr Geld.
Sie behalten den Überblick, indem Sie genau wissen, wo und wie die Rechnung erstellt und abgelegt worden ist.
Sobald Sie einen initialen Prozess gestartet haben ist das Schreiben und Versenden von Rechnungen ein Kinderspiel.
Unser Tipp: Wenn Sie sich überlegen, Ihre Finanzbuchhaltung zu digitalisieren, verwenden Sie von Beginn anweg echte elektronische Rechnungen. Sie sparen nicht nur wertvolle Zeit, welche Sie für Ihr Business nutzen können, Sie sind auch rechtlich auf der sicheren Seite. bexio bietet Ihnen mit eBill eine einfach zu handhabende App für das Erstellen, Versenden und Erhalten Ihrer elektronischen Rechnungen – integriert in Ihr E-Banking.
Anforderungen an elektronische Rechnungen
Sollten Sie sich entscheiden, Ihre Rechnungsabwicklung zu digitalisieren, gibt es einige Punkte, welche Sie beachten sollten. Wir werden in diesem Abschnitt alle rechtlichen Voraussetzungen genauer analysieren, damit Sie nach dem Einrichten gleich durchstarten können.
Das Gesetz definiert die Rahmenbedingungen
Grundsätzlich gilt bei allen elektronischen Rechnungen das gleiche Prinzip wie bei herkömmlichen Rechnungen: Die Führung der Geschäftsbücher ist nach den handelsrechtlichen Grundsätzen zu handhaben, welche in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) geregelt ist.
Es gelten folgende Anforderungen und Pflichten an Ihre elektronische Rechnungslegung:
Die Rechnungen müssen in ihrer entstandenen Form aufbewahrt werden – in diesem Fall elektronisch.
Das System, mit welchem die digitalen Belege erstellt worden sind, muss die Datensicherheit gewährleisten.
Die versendeten elektronischen Rechnungen müssen unverändert aufbewahrt werden.
Eine Prozessdokumentation muss sichergestellt werden, sodass eine Revisionsstelle diese auch überprüfen kann.
Ausreichende, interne Kontrollen gewährleisten die Integrität Ihrer Rechnungslegung.
Keine Signatur mehr nötig – aber wünschenswert
Die eidgenössische Steuerverwaltung definiert, dass keine Unterschriften auf den zu übermittelnden Daten nötig sind; dies betrifft auch Papierrechnungen. Die ordnungsgemässe Buchführung sowie die oben erwähnte Dokumentation muss sicherstellen, dass ein Nachweis des Ursprungs sowie der Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet ist und jederzeit überprüft werden kann. Jedoch ist die nachhaltige Wirkung einer Signatur gross: Die Verbindlichkeit und Sicherheit, gerade bei grösserem Rechnungsvolumen, ist empfehlenswert. Insbesondere für einen allfälligen Vorsteuerabzug sollten Sie eine Signatur hinterlegen: Die Prüfung gestaltet sich so wesentlich leichter.
Unser Tipp: Versehen Sie auch Ihre elektronischen Rechnungen mit einer Unterschrift um mögliche Komplikationen zu vermeiden und somit Zeit und Geld zu sparen.
Gibt es eine Aufbewahrungspflicht?
Auch digitale Dokumente sind geschäftsrelevante Belege: Eine zehnjährige Aufbewahrung, wie Sie es von Papierrechnungen kennen, gilt auch hier. Während dieser Zeit sind Sie verpflichtet, jederzeit ihre Unveränderlichkeit und Vollständigkeit sicherzustellen.
Werden meine elektronischen Rechnungen akzeptiert?
Die meisten Unternehmen akzeptieren heute den Eingang einer elektronischen Rechnung. Doch hier ist Vorsicht geboten: Wenn Sie vorab, also ohne die Bestätigung Ihres Schuldners, eine elektronische Rechnung verschicken, kann der Rechnungsempfänger von Ihnen verlangen, dass Sie ihm eine herkömmliche Papierrechnung zukommen lassen. Wenn Sie sich vorab erkundigen, können Sie sich hier die doppelte Arbeit sparen. Wenn Sie hingegen die Rechnung versenden und diese kommentarlos vom Empfänger bezahlt wird, ist dies eine stillschweigende Zustimmung dieser Rechnungsform.
Unser Tipp: Fragen Sie bei dem Rechnungsempfänger im Voraus an, ob er die elektronische Rechnung akzeptiert.
Kostenlose e-Bill Vorlage (PDF)
Laden Sie unser PDF in der Dokumenten-Vorlage zur Rechnung hoch und legen Sie das PDF als Hintergrund für Ihre Einzahlungsschein-Seite fest. So fügen noch mehr Kunden Sie als Rechnungssteller hinzu.
Inhalte einer Rechnung: elektronisch oder nicht
Folgende Inhalte müssen auf eine Rechnung, ob elektronisch oder in Papierform, zwingend erkenntlich aufgelistet sein:
Name und Adresse des Lieferanten sowie seine MWST-Nummer
Name und Adresse des Empfängers (bei Kassenzetteln ab CHF 400)
Lieferdatum (sofern nicht mit dem Rechnungsdatum identisch)
Genaue Bezeichnung der Lieferung oder Dienstleistung
Der Preis (Entgelt) der Lieferung bzw. Dienstleistung
Angewandter Mehrwertsteuerbetrag (z.B. "zuzüglich 8,1% MWST")
Die verschiedenen Formate der elektronischen Rechnung
ZUGFeRD, XRechnung, XML-Format oder QR-Rechnung: Viele kompliziert wirkende Begriffe für die elektronische Rechnungslegung. Wir schauen uns die Begriffe etwas genauer an und zeigen Ihnen auf, dass verschiedene Formate schlussendlich dasselbe machen. Vergleichen Sie dazu ein iPhone Ladekabel mit einem Kabel von Samsung: Beide machen dasselbe, haben jedoch ein anderes Steckerformat.
XML-Format
XML (ausgeschrieben: eXtensible Markup Language) ist die Mutter hinter den elektronischen Rechnungen: Dieses textbasierte Datenformat kam als Notlösung hervor, um die Grenzen des HTML-Formats zu sprengen. Der Vorteil am XML-Format ist die gute Les- und Bearbeitbarkeit der Daten von Mensch und Computer. In einem Texteditor lassen sich die Daten sehr gut bearbeiten. Diese technischen Grundlagen lassen sich an einem Bild sehr gut erkennen.
ZUGFeRD-Format
Mit dem international anerkannten ZUGFeRD-Dateiformat (ausgeschrieben: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), das sich der EU festgelegten Standards festhält, können Sie problemlos multinationale Rechnungen versenden und erhalten und müssen sich so nicht um Gültigkeitsbereiche kümmern. Das Versenden der Rechnungen erfolgt hier im PDF-Format.
«ZUGFeRD hat es geschafft, durch eine sehr breit angelegte Öffentlichkeitsarbeit zu einem De-facto-Standard in vielen Applikationen zu werden. Für Unternehmen ist ZUGFeRD daher eine gute Lösung.»
XRechnung
Die XRechnung ist ebenfalls ein EU-genormtes XML-Rechnungsformat: Die EU möchte mit dieser Vereinheitlichung europaweit öffentliche Verwaltungen dazu bewegen, ihre Rechnungslegung elektronisch zu verwalten und Vereinheitlichungen grenzübergreifend zu erlangen. Seit April 2020 müssen Behörden die XRechnung empfangen können.
QR-Rechnung
Mit einer QR-Rechnung (ausgeschrieben: Quick-Response) können Sie das beliebte und datenreduzierte Format auch für Ihre elektronischen Rechnungen nutzen. Der Vorteil einer solchen Rechnung ist ganz klar ihre Erstellung: Mit bexio können Sie sehr einfach Ihre Zahlungsaufträge mit einem QR-Code versehen: Hier finden Sie die Anleitung. Erhaltene QR-Rechnungen können Sie ebenfalls physisch, beispielsweise auf der Post oder bei Ihrer Bank, am Schalter vorweisen und bezahlen: Dies funktioniert mittels einer eigens erstellten QR-IBAN.
Fun Fact: Es ist tatsächlich möglich den QR-Code selbst und ohne elektronische Hilfsmittel zu lesen. Hier finden Sie eine Anleitung.
Elektronische Rechnungen erstellen
Sie möchten einfach und effizient eine Rechnung erstellen? Hier stehen Ihnen viele Wege offen. Doch eines vorweg: Vorsicht ist geboten bei mit Word oder Excel erstellten Rechnungen – verwenden Sie eine Rechnungsvorlage, so dürfen Sie die ausgefüllte Vorlage lediglich in einem unveränderbaren Format wie PDF abspeichern. Rechtlich immer auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie ein Buchhaltungsprogramm einsetzen.
Elektronische Rechnungen können Sie einfach und schnell mithilfe von bexio zusammen mit der eBill-Integration erstellen: Hierbei erhalten Ihre Kunden Ihre Rechnungen nicht mehr per E-Mail, sondern direkt in ihrem E-Banking. Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen wie Sie eBill in bexio verwenden.
eBill in bexio erstellen – Die Einrichtung
eBill ist ein elektronisches Rechnungsformat, welches es Ihnen ermöglicht, Rechnungen im E-Banking zu erfassen. Ihr Kunde kann die Bezahlung Ihrer Rechnung bequem, direkt von seiner Banking-Plattform aus, abwickeln. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eBill in bexio einrichten:
Schritt 1: Hinzufügen der App
Sie können die Anwendung über unseren Marketplace finden. Klicken Sie auf «APP hinzufügen».
Schritt 2: Registrierung
Sie werden auf die Anmeldeseite von bexio weitergeleitet, damit Sie sich mit Ihren Benutzerdaten anmelden können. Der Zugriff auf die Daten ist erforderlich, um Sie bei SIX als Rechnungssteller zu registrieren und um Ihre Bankdaten mit denen des Rechnungsempfängers zu verknüpfen.
Wählen Sie nun für die Registrierung die Branche, die Ihrer Unternehmung am nächsten kommt (eine Mehrfachauswahl ist erlaubt). Die Daten werden an SIX übermittelt und dienen dazu, dass Sie von Ihren Kontakten (Rechnungsempfängern) leichter gefunden werden können.
Schritt 3: Registrierung abschliessen
Ihnen stehen drei Pakete zur Verfügung: Diese können auch als Abo bezogen werden. Mit dem Absenden der Bestellung erhalten Sie eine Rechnung. Sind Sie bereits bei eBill und haben InvoCLOUD als eBill-Rechnungssteller akzeptiert, werden Sie eine eBill-Rechnung von InvoCLOUD zugestellt bekommen, andernfalls wird Ihnen eine QR-Rechnung in Form eines PDFs per E-Mail zugestellt.
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Schritt 4: Erfolgreiche Aktivierung
Erst wenn InvoCLOUD den Rechnungsbetrag für das gewählte Paket erhält, wird die Funktion eBill/ZUGFeRD in bexio aktiviert. Um die Bestellung abzuschliessen müssen Sie die allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptieren.
eBill in bexio erstellen – Die Anwendung
Nach der erfolgreichen Aktivierung von InvoCLOUD können Ihre Rechnungen via eBill/ZUGFeRD aus bexio versendet werden.
Hinweis: Da der Versand via eBill / ZUGFeRD kostenpflichtig ist (pro Rechnung wird der Zähler des gewählten Pakets um eins reduziert), muss der Versand bestätigt werden.
Wichtiger Hinweis zum Pflegen der Kontakt Stammdaten: Sämtliche Kontakte bei denen Sie diesen Zahlungsservice nutzen möchten, müssen stets aktuell gehalten werden: Ansonsten ist der Versand nicht möglich. Achten Sie besonders auf die Kontaktdaten wie E-Mail Adresse und komplette Anschrift.
Alternative für Grossfirmen: Grossfirmen mit «ERP-Systemen» eine Rechnung auch via E-Mail mit ZUGFeRD-PDF versendet werden. Hat der Rechnungsempfänger seine Einwilligung zum Empfang von eBill-Rechnungen (noch) nicht erteilt, kann die Rechnung wie bisher als E-Mail (mit PDF-Attachment) direkt aus bexio versendet werden.
Interview zum Thema «elektronische Rechnungen» mit Richard Luthardt, Vorstand des Verbandes für elektronische Rechnungen, VeR.
