Aufgaben erledigen mit dem Eisenhower Prinzip

Die Eisenhower Methode wird zurückgeführt auf den amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower, der während des Kalten Krieges der 34. Präsident der Vereinigten Staaten war. Man sagt, er habe dieses Prinzip der Kategorisierung und Einteilung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit selbst angewendet und es auch an seine Mitarbeitenden gelehrt.

Wie wird das Eisenhower Prinzip angewendet?

Das Eisenhower Prinzip unterstützt die Priorisierung von Aufgaben durch die Einteilung in vier Kategorien. Die Tätigkeiten werden dabei nach Dringlichkeit und nach Wichtigkeit beurteilt. Die folgende Grafik veranschaulicht die Einteilung.

Eisenhower Prinzip: Ein Beispiel

Um die Kategorisierung nach dem Eisenhower Prinzip leichter nachvollziehen zu können, betrachten wir die Methode in einem Beispiel.

Herr Meier, ein selbstständiger Tischler mit langjähriger Erfahrung in der Führung seines eigenen Unternehmens, steht vor einer Liste von Aufgaben, die er in der kommenden Woche bewältigen muss:

Aufgabe 1: Es gibt drei neue Kundenaufträge für individuelle Möbelanfertigungen. Hierfür muss er jedoch das gewünschte Walnussholz bestellen, das er aktuell nicht auf Lager hat.

Aufgabe 2: Herr Meier möchte mit der Zeit gehen und plant daher seit einiger Zeit den Social Media Auftritt seiner Firma.

Aufgabe 3: Eine Werbemittelfirma hat Herrn Meier in letzter Zeit öfter angerufen, um Kugelschreiber, Metermasse und Co. im individuellen Design zu verkaufen.

Aufgabe 4: Herr Meier überlegt seit längerem darüber nach, die Filterkaffeemaschine im Büro in eine Kapselmaschine umzutauschen.

Diese Aufgaben ordnet er nun gemäss des Eisenhower Prinzips in die Dringlichkeits-Wichtigskeits-Matrix ein.

Die Aufgabe 1 sollte mit der höchsten Priorität behandelt werden. Wenn Herr Meier kein Walnussholz bestellt, kann er seine Aufträge nicht fristgerecht erfüllen. Dies wirkt sich negativ auf seinen Umsatz, seine Liquidität und seine Reputation aus.

Aufgabe 2, der Social Media Auftritt ist wichtig, aber nicht dringend. Herr Meier plant sich die Strategieentwicklung für Ende Oktober ein, da er hier erfahrungsgemäss weniger Aufträge hat und sein Mitarbeitender, Herr Güsl, wieder aus den Ferien zurück ist und ihn unterstützen kann.

Der Rückruf der Werbemittelfirma, Aufgabe 3, ist grundsätzlich nicht wichtig, da Herr Meier aktuell keine Messe oder Veranstaltung plant, für die er Produkte bestellen müsste. Allerdings kann sich dies in Zukunft ändern und Herr Meier möchte den Kontakt gerne aufrechterhalten. Da die Firma ihn bereits mehrere Male kontaktiert hat, möchte er sie nicht weiter vertrösten. Er fragt daher seine Frau Melanie, die ihn öfter in der Administration unterstützt, ob sie diese Aufgabe übernehmen kann.

Die Kaffeemaschine im Büro auszutauschen, Aufgabe 4, ist weder dringend noch wichtig. Zusätzlich ist dies überhaupt nicht business-relevant und sollte daher die Aufmerksamkeit von Herrn Meier für sein Unternehmen nicht beeinflussen.

Was sind die Vorteile des Eisenhower Prinzips?

Grundsätzlich unterstützt das Eisenhower Prinzip die Arbeitseffizienz sowie das eigene Zeitmanagement. Dadurch, dass man sich auf die wichtigen und dringenden Tätigkeiten fokussiert, fällt es einem leichter, seine Zeit entsprechend einzuteilen.

• Eindeutige Priorisierung: Das Eisenhower-Prinzip zwingt zur gründlichen Auseinandersetzung mit den Aufgaben und ihrer Einordnung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

• Effiziente und optimale Zeiteinteilung: Durch die Methode werden Tätigkeiten, die delegiert oder gar vermieden werden sollten, identifiziert. Das wiederum erleichtert einem die Konzentration auf die wichtigen Aufgaben und hilft somit, seine verfügbare Zeit besser und effizienter einzuteilen.

• Einfachheit: Wer vor zu vielen Aufgaben steht, dem hilft das einfache Prinzip der Eisenhower Methode. Durch die Einteilung in die Matrix ist dieses Hilfsmittel kinderleicht anzuwenden.

• Unterstützt Stressreduktion: Diese Methode bietet eine strukturierte Herangehensweise, die dazu beiträgt, Stress zu reduzieren und Chaos unorganisierter Aufgaben zu minimieren.

• Erhöhte Produktivität: Da Sie wissen, welche Aufgaben Sie priorisieren und zuerst angehen müssen, steigert sich automatisch Ihre Produktivität. Sie verlieren keine Zeit mit unnötigen Aufgaben.

• Verbesserung der Selbstorganisation: Durch die Einsortierung in die Eisenhower-Matrix werden Sie gezwungen, sich mit Ihren Aufgaben auseinanderzusetzen und können nicht in Prokrastination verfallen.

• Team-Kommunikation: Das Eisenhower-Prinzip lässt sich auch gut in Teams anwenden. So weiss jedes Mitglied jederzeit, welche Aufgaben gerade Vorrang haben.

Welche Grenzen hat das Eisenhower Prinzip?

Neben den zahlreichen Vorteilen muss auch immer bedacht werden, dass das Prinzip nicht immer und in jedem Fall anwendbar ist. Daher ist es wichtig, dies vor der Anwendung sorgfältig zu prüfen.

Mögliche Nachteile bzw. Hindernisse in der Anwendung können folgende sein:

• Definition von Wichtigkeit: Hier stellt sich die Frage, wer bestimmt, wann eine Aufgabe wichtig ist und wann nicht. Unterschiedliche Stakeholder haben oftmals unterschiedliche Ansichten über die Wichtigkeit. Dies kann unter Umständen zu Diskussionen führen und die Kategorisierung in der Matrix wird erschwert.

• Delegation nicht möglich: Wie soll mit Aufgaben umgegangen werden, wenn diese nicht an andere Personen delegiert werden können? Zum Beispiel, wenn Sie ein Einzelunternehmer sind und damit für alle Tätigkeiten selbst verantwortlich sind.

• Vernachlässigung von Details: Dadurch, dass man sich beim Eisenhower Prinzip nur auf Wichtigkeit und Dringlichkeit konzentriert, kann es sein, dass man wichtige Details ausser Acht lässt und somit unter Umständen falsch priorisiert. Auch dies ist zu berücksichtigen, wenn man mit der Eisenhower Methode arbeiten möchte.

• Inanspruchnahme von Zeit: Wenn Sie merken, dass Sie zu viel Zeit in die Methode von Eisenhower investieren, statt sich um die Erledigung der Aufgaben zu kümmern, sollten Sie stoppen. In diesem Fall lohnt es sich, sich nach einer anderen Zeitmanagementmethode umzuschauen.

• Reduzierte Flexibilität: Wenn Sie strikt nach der Eisenhower Matrix arbeiten, kann es sein, dass es Ihnen schwer fällt, auf akute Krisen oder Notfälle zu reagieren.

Welche anderen Methoden zum Zeitmanagement gibt es?

Neben dem Eisenhower Prinzip gibt es weitere Methoden, die dabei unterstützen, das eigene Zeitmanagement zu optimieren.

Die Pomodoro Technik: Aufgaben mit einer Küchenuhr erledigen

Die Pomodoro Technik basiert auf einer Küchenuhr, mit der man jeweils 25 minütige Zeitabschnitte einstellen kann. Auch bei der Pomodoro Technik geht es um die Optimierung des eigenen Zeitmanagements. Dabei hat die Pomodoro Technik ihren Namen tatsächlich von der Tomate (ital. für Pomodoro) beziehungsweise von einer Küchenuhr in Form einer Tomate. Bei dieser Methode teilt man seine Zeit in 25-minütige Zeitabschnitte ein, woraufhin eine Pause von 5 Minuten folgt. Damit soll die Konzentration gesteigert und Prokrastination verhindert werden.

Das Pareto Prinzip: Mit 80/20 zum Erfolg

Das Pareto Prinzip ist auch bekannt als die 80/20-Regel. Damit soll verhindert werden, dass man zu viel Zeit mit Perfektion verliert und dabei andere Tätigkeiten unter gehen. Gemäss dieser Methode werden 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent Arbeitseinsatz erreicht. Das zeigt, dass bereits mit geringer Anstrengung ein grosser Output erzielt werden kann.

Die ABC-Analyse: Entscheidungen mit Daten treffen

Die ABC-Analyse wurde von dem Pareto Prinzip abgeleitet. Für die Einteilung in die Kategorien A, B oder C werden Daten herangezogen. Diese Analyseform findet häufig Anwendung im Lager- oder Kundenmanagement. So sollte Kunden, die gering in der Anzahl sind, aber zu hohem Umsatz beitragen, besondere Behandlung entgegengebracht werden. Dagegen benötigen Kunden, die nur einen kleinen Teil zum Gesamtumsatz beitragen, nicht derartige Aufmerksamkeit.