Buchhaltung führen? Tipps, was Gründer beachten sollten

Buchhaltung selbst führen oder auslagern? Was sollten Kleinunternehmer und gerade Gründer und Startups bei ihrer Buchhaltung beachten? Welche Fehler werden häufig gemacht? bexio-Treuhänder Andreas Wüthrich gibt im Interview Antworten. Und Tipps für den Geschäftsaufbau.

Ob als Selbstständiger, Gründer oder Startup: In Einkauf, Produktion oder Marketing wird meist viel investiert. Weniger aber in Bereiche wie die Buchhaltung oder das Rechnungswesen. Obwohl sich in diesem Bereich viele Fragen ergeben.

Interview mit Andreas Wüthrich, Dynamis Treuhand AG

Soll ich als Kleinunternehmer die Buchhaltung selbst führen? Oder soll ich sie auslagern und mit einem Treuhänder zusammenarbeiten?

Bei den Buchhaltungsaufgaben stellt sich die Frage: «Make or Buy»? Bevor ich als Unternehmer entscheide, sollte ich mir folgende Gedanken machen: Habe ich Freude an dieser Arbeit? Habe ich das nötige Fachwissen oder will ich es mir aneignen? Habe ich die Zeit dazu? Oder könnte ich in dieser Zeit eine andere wertschöpfendere Tätigkeit erledigen?

Dabei gibt es auch die Möglichkeit, gewisse Buchhaltungsarbeiten - wie die fortlaufende Belegverarbeitung - selbst zu erledigen («Make»). Und für andere Teilgebiete zur Absicherung trotzdem mit einem Treuhänder zusammen zu arbeiten. Gerade beim Jahresabschluss und der Steuererklärung ist ein Treuhandprofi empfehlenswert. So können Rückfragen oder Diskussionen beispielsweise mit den Steuerbehörden minimiert werden.

Was empfehlen Sie Neugründern beim Führen der Buchhaltung? Was gilt es zu beachten?

Als erstes sollte ich als Gründer wissen, für wen ich die Buchhaltung überhaupt führe. Wer sind die Interessenten (bzw. Stakeholder) meiner Buchhaltung: Ich als Unternehmer, das Steueramt oder wie stark auch Dritt-Aktionäre und Investoren?

Die Buchhaltung ist der Fiebermesser für den finanziellen Gesundheitszustand einer Firma

Was bringt mir als Unternehmer die Buchhaltung?

Ganz einfach: Die Buchhaltung ist ein Messinstrument. Aus ihr kann der finanzielle Gesundheitszustand der Firma abgelesen werden. Aus Erfahrung zeigt sich, dass für das langfristige Überleben und den Unternehmenserfolg entscheidend ist, die Buchhaltung von Beginn an professionell zu organisieren. Das heisst, Abläufe und Prozesse klar und nachvollziehbar zu definieren und umzusetzen. Eine laufend und sauber nachgeführte Buchhaltung gibt dem Unternehmer Gewissheit und Sicherheit, wo er sich in finanzieller Hinsicht befindet. Zudem dient die Buchhaltung als Entscheidungshilfe für die weitere Unternehmensentwicklung.

In der Buchhaltung gilt der Grundsatz «Keine Buchung ohne Beleg»: Was heisst das? Was muss ich als Unternehmer beachten?

Grundsätzlich benötige ich für jede Buchung eine entsprechend Grundlage. Im Normalfall ist dies ein Papierbeleg wie bspw. eine Rechnung oder Spesenquittung. Grundsätzlich ist es auch zulässig, einen elektronischen Beleg abzulegen und aufzubewahren. Hinsichtlich der mehrwertsteuerrechtlichen Aufbewahrung von elektronischen Belegen hat sich die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) geäussert: Das Einscannen von Papierbelegen und die Aufbewahrung als PDF-Datei ist rechtlich zulässig und akzeptabel. Dabei sind grundsätzlich gemäss Obligationenrecht (OR Art. 958f Abs. 1) sämtliche Belege, die Jahresrechnungen und Revisionsberichte während zehn Jahren aufzubewahren.

MwSt.-Abrechnung oder Jahresabschluss: Wie kann ich die Fristen am einfachsten einhalten?

Auch beim Einhalten der Fristen gilt: Wer für diese Arbeiten verantwortlich ist, muss sich entsprechend organisieren. Hier können beispielsweise Reminder im Kalender helfen. Um Zeit zu gewinnen, kann auch eine Fristverlängerung beantragt werden. Für das Einreichen der Mehrwertsteuer-Abrechnung kann eine Fristverlängerung einfach auf der Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) beantragt werden. Die Fristverlängerung ist allerdings vor Ablauf der ordentlichen Eingabefrist zu beantragen.

Welche Fehler werden häufig gemacht? Und wie können sie vermieden werden?

Gerade bei Unternehmern, welche die Buchhaltung selbst führen, fehlt teilweise die Sensitivität, dass es sich bei der Jahresrechnung und der zugrundeliegenden Buchhaltung um eine Urkunde (im Sinn des Strafgesetzbuchs StGb) handelt. Die möglichen Auswirkungen von Buchungssätzen dürfen nicht allzu locker genommen werden. Weiter stelle ich als Treuhänder immer wieder fest, dass grundlegende Kenntnisse der gesetzlichen Bestimmungen der Buchhaltung fehlen (hier insbesondere mit Verweis auf das neue Rechnungslegungsrecht). Fehler können minimiert werden, indem bei Unsicherheiten ein Treuhänder beigezogen wird. Oftmals werde ich als Treuhänder erst kontaktiert, wenn die Belege bereits verbucht sind. Das führt zu aufwendigen Korrekturen. Ich empfehle dringend den Treuhänder vor Beginn der Buchhaltungsbearbeitung aufzusuchen. Vorab investierte Beratungsstunden sind um ein Vielfaches günstiger, als nachträgliche Aufräum- und Bereinigungarbeiten von fehlerhaften Buchhaltungen.

Welche weiteren Tipps können Sie Gründern mit auf den Weg geben?

Gerade bei knappen Ressourcen empfiehlt es sich bei allem, die «Make or Buy?»-Frage zu stellen. Im Bezug auf die Buchhaltung heisst das: Welche Buchhaltungsaufgaben muss ich als Unternehmer zwingend selbst machen? Was kann ich allenfalls an Mitarbeiter delegieren? Wo und wie macht es Sinn, mit einem externen Treuhänder zusammen zu arbeiten? Am wichtigsten ist, dass Sie im Falle einer Zusammenarbeit bereits vor Beginn der Buchhaltungsarbeiten einen qualifizierten Treuhänder (bspw. Mitglied im Verband Treuhand|Suisse) aufsuchen, der Sie von Anfang an professionell betreut.

Und ein letzter Tipp: Haben Sie Freude an Ihrem Unternehmen!