Die Grundlagen der Buchhaltung einfach erklärt: Eine Einführung

Buchhaltung? «Bitte nicht», denken sich viele Kleinunternehmer und Selbstständige. Oft haben sie Angst vor der Buchhaltung und dem damit verbundenen Aufwand. Dabei ist alles gar nicht so schwierig.

Wir beantworten die häufigsten Fragen zu den Grundlagen der Buchhaltung.

Was bringt mir die Buchhaltung?

Ganz einfach: Beim Führen der Buchhaltung dokumentieren Sie alle Geschäftsfälle, welche die Finanzen Ihrer Firma betreffen. Von Rechnungen schreiben an Ihre Kunden bis zur Mehrwertsteuer-Abrechnung für den Staat: Sie erfassen sämtliche geldwerten Vorgänge mit Ihrem Unternehmensumfeld. Dank der Buchhaltung haben Sie die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens im Blick. Das ist überlebenswichtig, wie die Zahlen des Staatssekretariats für Wirtschaft (Seco) belegen: 9 von 10 Konkurse sind auf Liquiditätsprobleme zurückzuführen. Ein Überblick über die Finanzen ist also Pflicht, nicht nur Kür.

Wer muss eine Buchhaltung führen?

Buchhaltung führen, muss ich das? Diese Unternehmen sind rechtlich dazu verpflichtet: Juristische Personen wie Aktiengesellschaften (AG) oder Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) aber auch Einzelunternehmen mit einem Umsatz, der grösser als CHF 500'000 pro Jahr ist (vgl. OR Art. 957 Abs. 1).

Was ist mit Unternehmen mit einem tieferen Umsatzerlös? Für sie besteht die Möglichkeit einer erleichterten Buchhaltung: Diese Unternehmen beschränken sich auf das Führen einer reinen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (mit einem Kassenbuch bzw. Milchbüchlein).

Auch für Unternehmen, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen, empfiehlt der grösste Schweizer Verband für Rechnungslegung, Controlling und Rechnungswesen veb.ch eine «an den Anforderungen des Geschäfts orientierte minimale doppelte Buchhaltung», wie sie mit bexio möglich ist. Bereits kleine Unternehmen mit einem tieferen Jahresumsatz haben so einen besseren Überblick über ihre Finanzen.

Die doppelte Buchhhaltung: Denn doppelt hält besser

Sie wird oft gebraucht, aber selten wird die doppelte Buchhaltung erklärt: Von doppelter Buchführung wird gesprochen, wenn jeder Geschäftsvorgang zwei Mal erfasst wird. Bei jeder Buchung sind also zwei Konten betroffen. Ein Beispiel: Sie kaufen Ware und zahlen bar; dadurch haben Sie mehr Warenbestand (Soll) und weniger im Konto Kasse (Haben). Im Buchhaltungsjargon heisst das, Soll wird an Haben gebucht.

Doch was bringt die doppelte Buchhaltung? Dank ihr können Sie sowohl eine Bilanz als auch eine Erfolgsrechnung ausweisen. Das bedeutet: Sie sehen, woher Ihr Geld stammt und wo Sie es angelegt haben, indem in der Bilanz die Aktiven und Passiven gegenübergestellt werden. Dank der Erfolgsrechnung, kurz ER, erkennen Sie, ob Sie Gewinne oder Verluste erzielt haben, indem Sie Ihre Erträge Ihren Aufwendungen gegenüber stellen.

Erfahren Sie mehr über die doppelte Buchhaltung.

Wie kann ich Buchhaltung führen?

Buchhaltung muss nicht kompliziert und aufwändig sein, wie das Beispiel zeigt: Eine Handwerksfirma schreibt mit bexio eine Offerte mit wenigen Klicks und verschickt diese an ihren Kunden. Auf der Baustelle erfassen die Handwerker die Verbrauchsmaterialien und führen die Arbeiten aus. Noch vor Ort erstellen sie anschliessend aus der Offerte die Rechnung und versenden sie per E-Mail. Die richtigen Buchungen in der Buchhaltung werden automatisch vorgenommen; auch die Mehrwertsteuer wird korrekt abgerechnet. So erledigt sich die Buchhaltung fast von alleine.

Bei Fragen oder Unsicherheiten steht dem Handwerker ein bexio-Treuhänder als Experte zur Seite, mit dem er einfach online zusammenarbeiten kann.