Kein Plan von Buchungsjournal, Kontenrahmen und Kontenplan?

Heute widmen wir uns den Grundsätzen und den verschiedenen Bereichen der Buchhaltung. Dabei legen wir den Fokus auf die Finanzbuchhaltung (Fibu), wobei wir das Buchungsjournal, den Kontenrahmen und Kontenplan für die Schweiz genauer betrachten. Los gehts.

5 Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung und was sie bedeuten

Ob man Buchhaltung liebt oder lieber hinausschiebt: Beim Führen gelten die gesetzlich vorgeschriebenen Grundsätze für alle Buchführungspflichtigen. Diesen fünf Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung (GoB) hat ihre Buchhaltung zu folgen (vgl. OR Art. 957a, Absatz 2):

1. Vollständiges, wahrheitsgetreues und systematisches Erfassen der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte (Sie erfassen alles Wichtige richtig und immer gleich)
2. Der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge («Keine Buchung ohne Beleg»)
3. Klarheit (Zum Beispiel sinnvolle Buchungstexte: Wem haben Sie was verkauft? Von wem haben Sie was bezogen?)
4. Zweckmässigkeit (Anpassung an Art und Grösse des Unternehmens)
5. Nachprüfbarkeit (beispielsweise für die Revision)

Die Fibu als Bereich der Buha

Fibu, Buha: Nichts verstanden? Kein Problem. Die Buchhaltung (auch umgangssprachlich mit Buha abgekürzt) lässt sich in zwei Hauptbereiche aufteilen: Die Finanzbuchhaltung (Fibu) und die Betriebsbuchhaltung (Bebu).

Die Finanzbuchhaltung (Fibu) umfasst folgende Unterbereiche:

• Erfassung des laufenden Geschäftsverkehrs (Alle Geschäftsfälle, welche die Finanzen Ihrer Firma betreffen)
• Erfolgsrechnung (kurz ER: Gewinn- und Verlustrechnung)
• Bilanz (Gegenüberstellung Aktiven und Passiven)

Um eine Erfolgsrechnung und Bilanz ausweisen zu können, benötigen Sie die doppelte Buchhaltung. Was Sie dazu wissen müssen, verraten wir im Beitrag zu weiteren Buchhaltungsgrundlagen.

Zusätzlich zum Hauptbuch - der Finanzbuchhaltung (Fibu) - führen viele Unternehmen auch verschiedene sogenannte Nebenbücher: Diese Buchführung geht über die Erfolgsrechnung und Bilanz der Fibu hinaus und ermöglicht umfassendere Auswertungen.

Solch ein Hilfsbuch – auch Nebenbuch genannt – ist die Debitorenbuchhaltung. Sie erläutert das Hauptbuch (die Fibu) detaillierter. Denn: Debitoren sind Forderungen, beispielsweise gegenüber Kunden, die aus Lieferungen und Leistungen Ihrer Firma resultieren. Die Debitoren zeigen Ihnen also auf, wie viel Geld Ihre Kunden Ihnen noch schulden. Zu deren Buchhaltung - die Debitorenbuchhaltung - gehören Aufgaben wie das Erfassen, Abgleichen und Verbuchen von Kundenzahlungen oder das Mahnwesen.

Was ist ein Buchungsjournal?

«Wer buchführungspflichtig ist, muss ein Hauptbuch und, je nach Art und Umfang des Geschäfts, auch Hilfsbücher führen» (vgl. OR Art. 958f, Absatz 4). Dabei besteht das Hauptbuch, also die Finanzbuchhaltung (Fibu), aus zwei Teilen:

• Die Konten, sie gliedern alle verbuchten Geschäftsvorfälle (siehe unten)
• Das Journal, auch Buchungsjournal genannt

Das Journal verzeichnet die Buchungsvorgänge: Alle verbuchten Geschäftsfälle werden chronologisch erfasst und nach Geschäftsjahren gegliedert. Hier werden den Geschäftsvorfällen Belege wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge zugeordnet.

Arbeiten Sie mit der Buchhaltungssoftware bexio, wird das Buchungsjournal automatisch geführt. Und alle Aufzeichnungen aus den Nebenbüchern (siehe oben) werden automatisch in das Hauptbuch übernommen. Damit entfällt aufwändige Handarbeit.

Der Kontenrahmen erklärt: Damit alles im Rahmen bleibt

Der Kontenrahmen gliedert systematisch alle Konten und ist betriebsunabhängig. Für Kleinunternehmen gilt der «Schweizer Kontenrahmen KMU». Dieser ist in acht Kontenklassen unterteilt, wobei jede Klasse verschiedene Konten abdeckt. So sind den ersten beiden Klassen die Bilanzkonten Aktiven (also das Vermögen) und Passiven (bspw. Eigen- und Fremdkapital) zugeordnet. Die Klassen drei bis acht enthalten die Erfolgskonten eines Unternehmens. Warum Erfolgskonten? Erst dank ihnen ist ersichtlich, ob ein Unternehmen einen Gewinn oder Verlust aufweist.

Kein Plan vom Kontenplan?

Ein Kontenrahmen wie der «Schweizer Kontenrahmen KMU» ist in der Regel sehr umfassend und nur wenige Unternehmen benötigen alle aufgelisteten Konten. Darum gibt es den Kontenplan: Jedes Unternehmen leitet sich aus dem Kontenrahmen ihren eigenen Kontenplan ab, der so spezifisch auf das Unternehmen zugeschnitten ist.

Führen Sie Ihre Buchhaltung mit bexio, hinterlegt die Software abhängig von Ihrer Rechtsform automatisch einen Kontenplan mit den häufigsten benötigten Konten. So sparen Sie Zeit beim Einrichten Ihrer Buchhaltung. Sie können Ihren Kontenplan natürlich anschliessend noch anpassen. Bei Fragen zu einer detaillierteren Einrichtung Ihres Kontenplans kann Ihnen Ihr Treuhänder weiterhelfen.