Bei Aufbewahrungspflicht wachsen Ihnen graue Haare und Sie denken direkt an dunkle und unendliche Gänge voller verstaubter Akten? Wir zeigen Ihnen, dass trotz der gesetzlichen Verankerung die Aufbewahrungspflicht in der Schweiz ebenso zum Vorteil für die Betriebseffizienz Ihres KMU sein kann. Wir klären Sie im Folgenden über die gesetzlichen Bestimmungen zur Aufbewahrungspflicht in der Schweiz auf und gehen dabei auf die unterschiedlichen Arten der Dokumente sowie der Zielgruppen ein. Damit Sie am Papierchaos nicht verzweifeln und zum Archivierungsprofi werden.
In diesem Beitrag
Aufbewahrungspflicht in der Schweiz: Die Regelungen
ℹ️ Aufbewahrungspflicht meint die gesetzlich geregelte Verpflichtung (Geschäfts-)Dokumente für einen gewissen Zeitraum zur Vorlage, Dokumentation und Beweislegung aufzubewahren. Zu diesen Dokumenten gehören beispielsweise Verträge, Steuerabrechnungen, finanzielle Transaktionsbelege und weitere. In der Schweiz beträgt die Aufbewahrungspflicht i.d.R. 10 Jahre.
Wer muss Dokumente in der Schweiz aufbewahren?
Die Aufbewahrungspflicht variiert zum Teil je nach Zielgruppe oder Dokumentenart. Im Folgenden gehen wir auf die einzelnen Gruppen genauer ein.
Aufbewahrungspflicht für Unternehmen
Unternehmen sind verpflichtet, Geschäftsunterlagen wie Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte sowie den Revisionsbericht zehn Jahre lang aufzubewahren.
Aufbewahrungspflicht für Freiberufler und Selbstständige
Auch für selbstständig Arbeitende und Freiberufler gilt dieselbe Aufbewahrungspflicht wie für Unternehmen.
Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen
Im Privatleben gibt es ebenfalls wichtige Dokumente, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen. Dazu gehören zum Beispiel die Geburtsurkunde, die Heiratsurkunde ebenso wie Steuerunterlagen.
Aufbewahrungspflicht für Ärzte und medizinische Einrichtungen
Dokumente aus dem Gesundheitssektor unterliegen ebenfalls einer Aufbewahrungspflicht. Hierzu gehören beispielsweise Röntgenaufnahmen, Patientenakten, Liste der verschreibungspflichtigen Medikamente oder OP-Berichte.
Warum ist die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht so wichtig?
- Rechtliche Verpflichtung: Durch gesetzeskonforme Aufbewahrung wird kein Verstoss begangen.
- Beweislegung: Im Streitfall sind Beweise verfügbar bzw. vorzeigbar.
- Betriebskontinuität: Durch die Aufbewahrung von Dokumenten kann die Kontinuität der Geschäftsprozesse garantiert werden.
- Historische Dokumentation: Abgesehen von der gesetzlichen Verpflichtung kann es von Vorteil sein, ein Archiv aufzubauen. So können Prozesse, Entscheidungen oder Analysen nach Jahren (oder Jahrzehnten) noch nachvollzogen werden.
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Wie sind die Aufbewahrungsfristen geregelt?
Die Aufbewahrungspflicht in der Schweiz umfasst unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Verträge, Geschäfts- und Revisionsberichte, sowie Personal- oder Lohninformationen unterliegen einer 10-jährigen Aufbewahrungspflicht. Unterlagen zu Immobilien (sogenannten unbeweglichen Gegenständen) sind für 20 Jahre aufzubewahren (Art 70 Abs. 3 MWSTG).
Grundsätzlich gilt für Geschäftsberichte, dass die Aufbewahrungspflicht mit dem Beenden eines Geschäftsjahres beginnt.
Zielgruppe / Arten | Dauer | Beispiele |
Unternehmen | 10 Jahre | Jahresabschlüsse, Revisionsberichte, Buchhaltungsunterlagen etc. |
| Unbewegliche Gegenstände | 20 Jahre | z. B. Immobilien |
Selbstständige und Freiberufler | 10 Jahre | Analog Unternehmen |
Privatpersonen | empfohlen: 10 Jahre | z. B. Steuererklärungen |
Ärzte und medizinische Einrichtungen | unterschiedlich, jedoch i.d.R. mehrere Jahre | Röntgenbilder, OP-Berichte |
ℹ️ Personenbezogene Daten dürfen gemäss revidiertem Datenschutzgesetz (2023) nur so lange aufbewahrt werden, wie es der Nutzung dienlich ist.
Sonderfall: Urkunden
Personenbezogene Urkunden wie Geburtsurkunden oder Heiratsurkunden sollten aufgrund Ihrer unbegrenzten Gültigkeit auch unbegrenzt, also lebenslang, aufbewahrt werden.
Wie können Dokumente aufbewahrt werden?
Gemäss geltendem Schweizer Obligationenrecht (Art. 958f) ist es erlaubt, geschäftsbezogene Dokumente und Unterlagen auf Papier, digital oder in einer ähnlichen Form aufzubewahren. Wichtig ist, dass jeder jederzeit Zugriff auf die Inhalte hat und diese dann in lesbarer Form (Art. 10 GeBüv) vorliegen.
Prinzip der Unveränderbarkeit
Zusätzlich zum Zugriff und der Lesbarkeit ist das Prinzip der Unveränderbarkeit notwendig. Das bedeutet, dass nur unveränderbare Datenträger zur Aufbewahrung zulässig sind. Wenn es sich um veränderbare Datenträger handelt, müssen die Dokumente mit einem Zeitstempel oder einer Signatur versehen sein.
Veränderbare Datenträger (bedingt zulässig) | Unveränderbare Datenträger (zulässig) |
Mehrmalig beschreibbare CDs, DVDs oder USB-Sticks | Papier, einmalig beschreibbare Datenträger |
Eine detaillierte Übersicht, welche Informationsträger zulässig sind und welche nicht, finden Sie in der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (kurz: GeBüv).
«Aufbewahrungspflicht bedeutet, dass Unterlagen jederzeit und von jedermann eingesehen werden können.»
Arten der analogen Aufbewahrung
Papier: Dokumente, Rechnungen, Belege werden z. B. in Aktenordnern und gedruckt auf Papier aufbewahrt. Zu den Dokumenten, die im Original und in Papierform aufbewahrt werden müssen, gehören Geschäfts- und Revisionsberichte.
Arten der digitalen Aufbewahrung
Diskette: Erinnern Sie sich noch an Disketten? Als Datenträger war es möglich, auf ihnen Dokumente und Unterlagen zu sichern. Allerdings werden Disketten seit vielen Jahren nicht mehr produziert und es fehlen auch die entsprechenden Lesegeräte auf den PCs. Daher ist diese Form der digitalen Aufbewahrung (nicht mehr) zu empfehlen.
CD: Eine CD («compact disc») ist ebenfalls ein Datenträger. Jedoch auch diese Form gerät mehr und mehr in Vergessenheit, da heute vor allem Laptops nicht mehr standardmässig mit CD-Laufwerken ausgestattet werden.
USB-Sticks: Ein USB-Stick ist ein elektronisches Gerät, das mit einem Speicher ausgestattet ist. Es können daher Dokumente auf diesem Stick gespeichert und jederzeit über einen USB-Port abgerufen werden.
Archivierungssoftware: Viele Firmen bieten heute sogenannte Archivierungssoftware an, mit denen Geschäftsdokumente gesetzeskonform digitalisiert und aufbewahrt werden können. Unser Marketplace Partner swiDOC bietet beispielsweise eine Archivierungssoftware speziell für KMU an.
Cloud-Dienste: Ebenso können diverse Cloud-Dienste (wie zum Beispiel Google) für eine digitale Aufbewahrung genutzt werden. Hierbei werden Dokumente hochgeladen und vom Cloud-Dienstleister verwahrt. Wichtig ist hierbei jedoch, auf einen vertrauenswürdigen und validen Anbieter zu setzen, damit die Daten auch sicher sind.
